Cómo utilizar Gmail | Guía práctica

El 1 de marzo de 2004, entró en funcionamiento Gmail, el famoso servicio gratuito de correo web desarrollado e implementado por Google. Hasta entonces, sólo estaban disponibles servicios como Hotmail, Yahoo!, AOL Mail y BOL, pero todos tenían poca capacidad de almacenamiento y un sistema muy lento y lleno de obstáculos.

El servicio de Google disponía de 2 GB de espacio -algo bastante considerable en aquel momento- para que los usuarios pudieran guardar mensajes y archivos adjuntos. Pero incluso hoy en día, Gmail es una plataforma amplia que nunca deja de recibir nuevas funciones.

Cómo utilizar Gmail

oh canaltech Preparó una guía completa para aquellos que quieran aprender y dominar las herramientas que están disponibles en Gmail. Compruébalo a continuación.

Cómo crear una cuenta de Gmail

Para acceder a todas las funciones de Gmail, debe crear una cuenta de Google, que también se utiliza para habilitar teléfonos y tabletas con Android.

Consulte el proceso a continuación para generar su perfil y activar el correo web:

Acceder al sitio web de cuentas de Google (accounts.google.com);
Proporcione el nombre, apellido y haga clic en "Siguiente";
Ingrese la fecha de nacimiento, sexo y haga clic en "Siguiente";
Elija un correo electrónico sugerido por el sitio web o cree su propia dirección;
Crea una contraseña y toca siguiente;
Si lo desea, proporcione un correo electrónico de recuperación y haga clic en "Siguiente";
Ingrese un número de teléfono (opcional) y haga clic en "Siguiente";
Confirme el número ingresado haciendo clic en “Siguiente”;
Acepte todos los términos de Google y Gmail y haga clic en "Crear cuenta";
Haga clic en el icono cuadrado (o de Google Apps) en la esquina superior derecha;
Desliza el menú hacia abajo y selecciona Gmail.

Listo. Ahora tienes una cuenta de Google para acceder a Gmail y otros productos de la empresa, como Drive, Meet, Photos y YouTube. Para realizar esta tarea, simplemente ingrese su Gmail recién creado junto con la contraseña, y el inicio de sesión se realizará de inmediato.

Cómo enviar un correo electrónico en Gmail

Para utilizar la función más básica de Gmail, que es el envío de correos electrónicos, no existen muchos secretos. Haz lo siguiente:

En la pantalla de inicio, haga clic en el icono de lápiz (o "Escribir") en la esquina superior izquierda;
Complete los campos “Destinatario”, “Asunto” y escriba su mensaje;
Si lo deseas, puedes agregar más destinatarios en los campos “Cc” (Con copia) y “Cco” (Con copia oculta);
Utilice las herramientas del menú para formatear su mensaje e insertar archivos adjuntos;
Haga clic en "Enviar" para enviar su correo electrónico.

Además de enviar el correo electrónico, también puede seleccionar la opción para guardar el mensaje como borrador si desea enviarlo más tarde. Vale la pena señalar que si cierras la pantalla de creación de correo electrónico o incluso la pestaña del navegador sin enviar el mensaje, este se guarda automáticamente en borradores.

También puedes hacer clic en el ícono de la papelera si deseas descartar el envío o almacenamiento del contenido.

Cómo configurar tu bandeja de entrada de Gmail

Es posible configurar su bandeja de entrada de Gmail para hacer un mejor uso de todas las funciones que ofrece el servicio, especialmente para aquellos que pretenden utilizarlo con fines profesionales.

Vea cómo personalizar su bandeja de entrada a continuación:

En la pantalla de inicio, haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior izquierda;
Haga clic en "Mostrar todas las configuraciones";
Haga clic en la pestaña "Bandeja de entrada" y haga clic en "Predeterminado" junto a la sección "Tipo de bandeja de entrada";
Selecciona la opción que mejor se adapta a tus necesidades.

Si lo prefieres, puedes incluso ajustar en qué categorías se pueden segmentar los mensajes de tu bandeja de entrada, lo que te ayudará a organizar mejor qué es una prioridad y qué no.

Además, es posible aplicar algunos filtros en la sección de categorías, como permitir la recepción de mensajes promocionales y sociales, entre otros.

Tipos de bandeja de entrada

Cuando abres el menú de configuración de la bandeja de entrada, verás diferentes estilos para personalizar tu página de inicio. Vea lo que hace cada tipo de configuración:

Estándar: tus correos electrónicos están organizados en categorías, cada una de las cuales tiene una pestaña específica. De esta manera, cuentas con varias bandejas de entrada diferentes para cada tipo de correo electrónico, como notificaciones de redes sociales, promociones y mensajes personales;
Importante primero: en esta configuración, Gmail analiza los mensajes que recibes para definir un nivel de importancia para los mismos, mostrando los correos electrónicos considerados más relevantes por la plataforma. También puedes marcar conversaciones como importantes, ayudando al sistema a filtrar contenido de manera más eficiente;
No leído primero: este es generalmente el estilo de bandeja de entrada predeterminado para la mayoría de los servicios de correo electrónico, donde los mensajes que aún no se han abierto aparecen primero. Además, los correos electrónicos están organizados cronológicamente;
Con las estrellas primero: Gmail tiene una opción para marcar como favoritos los mensajes que deberían ser de mayor importancia. Este estilo de bandeja de entrada funciona como el modo "No leído primero", pero prioriza resaltar los correos electrónicos que ya recibió y marcados con una estrella;
Cuadro de prioridad: al igual que “Importante primero”, esta función crea una sección especial en la bandeja de entrada, que a su vez muestra los correos electrónicos importantes. Están separados de los demás y son fáciles de identificar. También puedes marcar algunas conversaciones como importantes para ayudar al sistema con este tipo de filtrado.
Múltiples bandejas de entrada: esta opción le permite agregar hasta cinco secciones personalizadas para ver junto con su bandeja de entrada principal, ideal para orientar categorías de mensajes como "Clientes" y "Amigos". Incluso puedes personalizar cada cuadro con información sobre la consulta de búsqueda y el nombre de la sección.

Cómo usar etiquetas en Gmail

Gmail te permite aplicar etiquetas para segmentar tus mensajes como mejor te parezca, como agregar títulos como "Trabajo" o "General". El recurso viene con opciones predeterminadas, pero puedes crear tus propias marcas.

He aquí cómo hacerlo:

En la bandeja de entrada, seleccione uno o más correos electrónicos y haga clic en el ícono de etiqueta;
Haga clic en "Crear nuevo" e ingrese un nuevo nombre para su marcador;
Si lo prefieres, selecciona una opción para organizar tu favorito en tu bandeja de entrada;
Haga clic en "Crear" para terminar de crear su marcador.

Cada marcador que cree se muestra en el panel a la izquierda de la pantalla. De esta forma, los mensajes están etiquetados, lo que facilita su búsqueda.

También puedes ir a la configuración de Gmail y acceder a la pestaña “Marcadores” para gestionar tus elementos de forma integral.

Cómo archivar y eliminar mensajes en Gmail

Si desea mantener limpia su bandeja de entrada, vale la pena archivar o eliminar mensajes en Gmail. Ambos métodos le permiten eliminar el "exceso" de correos electrónicos y mantener la pantalla de inicio en orden.

Lo que hace que todo sea aún más fácil es que puedes elegir más de un mensaje para eliminar o archivar, haciendo la tarea absurdamente más práctica y ágil. Vea cómo realizar los procesos:

En la pantalla de inicio, seleccione uno o más correos electrónicos.
Haga clic en el ícono de la papelera para eliminar o en el símbolo de la flecha hacia abajo para archivar sus mensajes.

Cómo encontrar la papelera y los elementos archivados

Si se arrepiente de haber eliminado algo, simplemente haga clic en "Papelera" en la columna de la izquierda y recupere el mensaje o mensajes eliminados. Sin embargo, si el contenido ha estado en la papelera durante más de 30 días, es posible que haya sido eliminado.

Para ver los correos electrónicos archivados, debe hacer clic en la opción “Todos los correos electrónicos” en la columna de la izquierda y utilizar las herramientas de filtro para buscar el mensaje deseado. Vale la pena señalar que los correos electrónicos almacenados en esta sección no tienen fecha límite para ser eliminados.

Cómo marcar mensajes como leídos o no leídos

Gmail te permite marcar mensajes como leídos sin tener que abrirlos. Además, también puedes marcar los correos electrónicos como no leídos, incluso si ya has visto el contenido del mensaje.

Vea a continuación cómo realizar cada acción:

En la bandeja de entrada, seleccione los mensajes deseados;
Haga clic en el ícono de tres puntos en la esquina derecha de la pantalla;
Seleccione "Marcar como leído" o "Marcar como no leído".

Cómo responder y reenviar correos electrónicos en Gmail

Las tareas más básicas de Gmail implican responder y reenviar mensajes, y ambas acciones son muy fáciles de realizar. Vea a continuación cómo hacerlos:

En la bandeja de entrada, abra el mensaje deseado;
Haga clic en el ícono de tres puntos en la esquina derecha del correo electrónico;
Seleccione entre “Responder” y “Reenviar”;
Ingrese el contenido y haga clic en "Enviar".

Cómo generar una firma en Gmail

Si tienes una empresa, marca o representación de este tipo, puede que te convenga generar una firma en Gmail.

Le permite mostrar texto junto con datos de contacto, citas e imágenes al final de cada correo electrónico, en estilo nota al pie.

Conozca cómo crear su suscripción al servicio de la empresa:

En la pantalla de inicio, haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha;
Seleccione "Mostrar todas las configuraciones";
Desplácese hacia abajo y haga clic en "Crear uno" en la sección "Firma";
Ingrese un nombre para la firma y haga clic en "Crear";
Asigne su firma a los campos "Para usar en nuevos correos electrónicos" o "Para usar en respuestas/reenvíos";
Desplácese hacia abajo y haga clic en "Guardar" para finalizar el proceso.

Para que tu firma sea aún más personalizada y rica en información, también puedes agregarle una imagen.

Cómo cambiar el tema de Gmail

Puede elegir diferentes temas en Gmail y hacer que su cuenta se ajuste más a su gusto visual. Vea cómo administrar este recurso:

En la pantalla de inicio, haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha;
Desplácese hacia abajo en el menú y seleccione "Ver todo" en la sección "Temas";
Seleccione el tema deseado de la lista de sugerencias;
Haga clic en guardar en la esquina inferior derecha.

Si no te gusta alguno de los temas sugeridos por Gmail, puedes cargar tu propia imagen para convertirla en el fondo de tu cuenta. En este caso, simplemente haz clic en “Mis fotos” y elige un archivo para que sea la nueva cara de tu perfil.

Cómo utilizar Google Meet dentro de Gmail

Puede acceder a Gmail para realizar videollamadas directamente desde el servicio en el navegador, eliminando la necesidad de instalar una aplicación separada. Es posible, por ejemplo, crear una conferencia e incluso generar un enlace para compartir con otras personas.

Vea cómo utilizar la función integrada en Gmail:

En la pantalla de inicio, haga clic en el ícono Meet en la columna de la izquierda;
Haga clic en "Nueva reunión" en el panel izquierdo de Gmail;
O haga clic en "Unirse a la reunión" si hay un enlace;
Haga clic para compartir el enlace o "Comenzar ahora".

Además, podrás pulsar en el icono de Google Calendar, en el panel derecho de la pantalla, y acceder expresamente a todos los eventos programados para el día. Después de eso, simplemente haga clic en la reunión y únase a ella cuando sea puntual.

Consulte el mismo tutorial que le enseña cómo realizar videoconferencias en Google Meet a través de la aplicación Gmail.

Cómo importar y enviar correos electrónicos con otras cuentas

Gmail es capaz de admitir otras cuentas de correo electrónico incluso si el servicio no es propiedad de Google. Así, podrás recibir mensajes de tu Yahoo!, AOL, Hotmail, Outlook, entre otros servicios populares, sin tener que salir de tu bandeja de entrada de Gmail.

En la pantalla de inicio, haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha;
Haga clic en “Mostrar todas las pestañas y configuraciones”;
Seleccione la pestaña "Cuentas e importación" y haga clic en "Importar mensajes y contactos;
Ingrese la dirección de correo electrónico deseada y haga clic en "Continuar";
Vuelva a "Cuentas e importación" y haga clic en "Agregar otra dirección de correo electrónico junto a la sección" Enviar correo electrónico como ";
Proporcione la información requerida y confirme los siguientes pasos para completar el proceso.

Cómo acceder a Gmail sin conexión

Google permite a los usuarios acceder a Gmail sin conexión, lo que significa que pueden leer, responder y buscar mensajes incluso sin conexión a Internet.

Además, tras restablecer la conexión, tu cuenta queda debidamente actualizada con todos los cambios realizados durante el periodo de desconexión.

Sin embargo, también puedes seleccionar una opción que elimine las actividades realizadas cuando no estabas conectado, una buena opción para aquellos que desean más privacidad al usar el modo.

Aprenda a configurar el modo fuera de línea:

En la pantalla de inicio, haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha;
Haga clic en "Mostrar todas las configuraciones";
Haga clic en "Sin conexión" en el menú superior y habilite la opción "Sin conexión";
Seleccione entre "Mantener datos sin conexión en su computadora" y "Eliminar datos sin conexión de su computadora";
Haga clic en "Guardar cambios" para finalizar el procedimiento.

No es sólo Gmail el que tiene esta posibilidad; También puedes utilizar Google Drive sin conexión y realizar diversas tareas sin necesidad de conexión (hasta cierto punto, claro).