Finalmente has terminado de trabajar en tu documento. Sobresalir y ha llegado el momento de imprimirlo. Desafortunadamente, sin embargo, precisamente porque no tiene muchos conocimientos tecnológicos, se pregunta cómo realizar esta operación. Así son las cosas, ¿no? Entonces no tienes de qué preocuparte, porque estoy aquí para echarte una mano.
De hecho, en la guía de hoy te mostraré cómo imprimir una hoja de excel utilizando la versión clásica del software para Windows y macOS, su versión online y su aplicación para smartphones y tablets. Además, en caso de que quieras personalizar algunas opciones de impresión o ver alguna información del documento (como fórmulas o comentarios), te mostraré algunas características que sin duda podrían ser adecuadas para ti. Para concluir, explicaré cómo imprimir un documento de Excel en formato PDF o imagen.
Mi introducción te intrigó, ¿verdad? ¿Entonces, Qué esperas? Comience inmediatamente leyendo esta guía mía. Lo único que tienes que hacer es sentarte cómodamente y dedicarme sólo unos minutos de tu tiempo libre. ¡No me queda más que desearles una buena lectura y, sobre todo, un buen trabajo!
Índice
Cómo imprimir una hoja de Excel
Después de trabajar en tu trabajo Sobresalir, es hora de imprimirlo. Primero, en caso de que esté utilizando la versión de escritorio de Excel para Windows o macOS, haga doble clic en el archivos excel de su interés, para poder abrirlo.
Ahora que el libro está abierto, toque las entradas Archivo > Imprimir que encuentras en el área en la parte superior izquierda de Microsoft Excelpara acceder a la sección Configuración de impresión. Luego seleccione el impresora para usar (a través del menú desplegable bajo el título Impresora) y presione el botón Prensa.
Si actúas desde Excel en líneadespués de iniciar sesión con su cuenta de Microsoft y abrir el documento para imprimir, seleccione los elementos Archivo > Imprimir (arriba a la izquierda) y presione el botón Prensa. En este punto, en la pantalla Configuración de impresión que se le muestra, haga clic en el botón Prensa para confirmar la operación.
Ahora, dependiendo del navegador que utilices, se te mostrará un panel de impresión adicional. Luego siga las instrucciones que aparecen en pantalla para imprimir el documento. Alternativamente, puedes consultar esta guía mía, en la que expliqué cómo imprimir varios contenidos a través de un navegador web.
También puede imprimir un libro de trabajo a través de la aplicación. Microsoft Excel disponible gratis para Android y iOS/iPadOS. Para dispositivos Android de más de 10,1 pulgadas o iPad Pro, se requiere una suscripción microsoft 365a partir de 7 euros/mes o 69 euros/año.
Si utiliza la aplicación Excel para dispositivos móviles, por lo tanto, después de iniciar sesión con su cuenta de Microsoft y abrir el documento de trabajo, presione el icono ⋮ubicado en la parte superior derecha, y elige el elemento Prensa de la caja Opciones de impresión que se te muestra. En la siguiente pantalla, use el menú desplegable en la parte superior para elegir el impresora para usar y luego presione el botón Prensa para confirmar.
Con los métodos que te he indicado en los párrafos anteriores, el documento de Excel se imprimirá con la configuración predeterminada. Si desea cambiar algunos parámetros de impresión, le recomiendo leer los siguientes capítulos del tutorial.
Cómo imprimir una hoja de cálculo de Excel
Si tienes un libro de Excel con varias hojas, puedes decidir imprimir solo una en lugar de enviar el documento completo. Para hacer esto, haga clic en el hoja para imprimirutilizando la etiqueta correspondiente que se encuentra en el área siguiente.
Llegado a este punto, si actúas a través del versión de escritorio de Excelasegúrese de que el elemento esté seleccionado Imprimir hojas activasque encontrarás bajo el título Ajustesen la sección Configuración de impresión (Archivo > Imprimir). Al hacerlo, enviar la entrada de impresión (la clave Prensa), se imprimirá todo el contenido de la hoja de trabajo que está viendo.
Con esta opción, también puede decidir imprimir el libro completo, incluidas todas las hojas de trabajo contenidas en el archivo de Excel (Imprimir todo el libro) o solo las celdas seleccionadas (Imprimir selección).
En caso de que uses Excel en líneaen la pantalla Configuración de impresiónasegúrese de que la casilla de verificación esté marcada Hoja activa y presione el botón Prensa para confirmar la operación.
Para proceder desde el Microsoft Excel para dispositivos móviles, en cambio, en la sección Opciones de impresiónseleccione el elemento Hoja activa bajo la redacción que imprimir y luego continuar con el procedimiento de impresión.
Cómo imprimir una hoja de Excel en A4
Si al imprimir el documento de Excel notó que el área de impresión no ocupa toda la hoja (estamos hablando de una hoja estándar en A4), probablemente se deba a que se ha cambiado el tamaño del formato de salida.
Para comprobar que el formato A4 está realmente configurado en la versión de escritorio de Excelcomprueba que el valor esté indicado entre las opciones que ves en el panel de impresión del documento A4. Si encuentra una redacción diferente, como A5, A6 o A3debes hacer clic en este último y elegir el formato en el menú desplegable A4.
Alternativamente, si no encuentra este texto entre los muchos que se le muestran, presione el elemento Configurar página, que encuentras en la parte inferior, para mostrar una nueva pantalla. Luego elige la tarjeta Página y establecer el valor A4correspondiente a la redacción Formato. Luego presione DE ACUERDO para confirmar los cambios.
En Excel en líneaen cambio, en la pantalla Configuración de impresiónelige el valor A4 en el menú desplegable correspondiente al elemento Tamaño de papel Y eso es.
En cuanto a la aplicación Microsoft Excel para dispositivos móviles, el formato del papel se puede seleccionar utilizando el elemento correspondiente que se encuentra en el panel Opciones de impresión. Por lo tanto, asegúrese de que el valor esté establecido dentro de este último ISO A4.
Cómo imprimir una hoja de Excel en A3
Antes de ver en detalle cómo imprimir una hoja de Excel en A3, es necesario hacer un par de aclaraciones. Primero, debes saber que no todas las impresoras son capaces de imprimir en formato A3, por lo que debes asegurarte de que tu dispositivo admita este formato.
Puede realizar una sencilla búsqueda en línea (por ejemplo en Google escribiendo el modelo de su impresora seguido de "A3") o consultando el manual de usuario suministrado en el paquete. Después de eso, para imprimir en el formato correcto, necesita tener algunos Papel A3 con unas dimensiones de 297 x 420 mm.. Puedes comprarlo en tiendas de artículos de oficina o en línea.
Alternativamente, también puede utilizar una impresora A4, pero existen limitaciones a considerar. Por ejemplo, puede dividir el documento A3 en dos partes A4 utilizando un software de diseño o gráficos (por ejemplo, Adobe InDesign, Scribus, Adobe Photoshop, GIMP o Inkscape), luego imprimir cada mitad en una hoja A4 separada y finalmente pegar o unir las dos mitades. imprimir para obtener el documento completo en formato A3.
Otra solución es cambiar el tamaño del documento A3 para que quepa en papel A4. Sin embargo, hacerlo reducirá el tamaño del contenido, por lo que puede que no sea ideal para todo tipo de documentos, especialmente aquellos donde hay detalles muy pequeños.
Dicho esto, si tienes un impresora A3 y una PC con Windows, abra el archivo Excel, primero en el menú Archivo en la parte superior izquierda y seleccione Prensa desde el menú del lado izquierdo. Una vez hecho esto, haga clic en el menú desplegable debajo del elemento Impresora y seleccione la impresora A3. Ahora ve a la sección Ajustespresiona el menú donde está presente el formato predeterminado (bajo el elemento orientación vertical) y seleccione A3.
Desde Mac, sin embargo, abra siempre la hoja de trabajo, haga clic en el menú Archivo en la parte superior izquierda y seleccione Prensa… (o use la combinación de teclas cmd+p). Ahora, localiza la entrada. Impresora en la parte superior y seleccione la impresora A3 usando el menú desplegable al lado. Complete la operación eligiendo primero A3 desde el menú al lado de Tamaño de página y luego haciendo clic en el botón Prensa abajo a la derecha.
En Excel Online, sin embargo, después de abrir el documento, acceda a la sección Impresora Como se vio en el capítulo anterior, seleccione la impresora A3 a través del menú desplegable ubicado al lado del botón Prensa y establecer el formato A3 a través del menú desplegable debajo del elemento Tamaño de papel.
Desde smartphones y tablets podrás imprimir una hoja de Excel en A3 siguiendo estas instrucciones. En dispositivos Android, abra el archivo de Excel que desea imprimir, presione sui tres puntos en la parte superior derecha y seleccione prensa del menú propuesto. Ahora, a través de la captura de pantalla Opción de impresiónpresiona el menú desplegable debajo de un Tamaño de papel y elige ISO A3.
En iPhone y iPad, sin embargo, después de presionar Prensa en el menú que aparece al pulsar en tres puntos en la parte superior derecha, toca Impresión aérea o arriba Abrir en otra aplicación (dependiendo del método deseado) y seleccione A3 desde el menú Tamaño de papel en la sección Ajustes.
Cómo imprimir una hoja de Excel horizontalmente
En caso de que los datos de su documento de Excel estén distribuidos en un área horizontal, es posible que prefiera cambiar la orientación de impresión para evitar que la hoja se imprima en varias páginas.
En este sentido, si utiliza el versión de escritorio de Excelcambia la voz de orientación vertical a orientación horizontal en el panel de impresión. Si no ve esta opción, haga clic en el texto Configurar página, que encuentras en la parte inferior, para abrir una nueva pantalla. Luego seleccione la pestaña Página y activa la casilla Horizontalcorrespondiente a la entrada Orientaciónluego presionando el botón DE ACUERDO para confirmar.
Con respecto a Excel en líneaen cambio, en la pantalla Configuración de impresiónrevisa la caja Horizontalque encontrarás bajo el título Orientación de la página Y eso es.
Usando la aplicación Microsoft Excel para teléfonos inteligentes y tabletas, puede cambiar la orientación de la página desde el panel Opciones de impresióneligiendo el artículo Horizontal en el menú desplegable debajo del elemento Orientación. Fácil, ¿verdad?
Cómo imprimir una hoja de Excel sin márgenes
En el version de escritorio De Microsoft Excel, puede cambiar los márgenes de impresión para minimizarlos. Lamentablemente no es posible eliminar completamente el margen, ya que cada impresora mantiene un margen de seguridad a lo largo de todos los lados de la hoja, para evitar que la tinta o el polvo de tóner ensucien los mecanismos.
Si desea reducir los márgenes al mínimo, ubique el elemento en el panel de impresión Márgenes normales y haga clic en él y elija la opción Estricto desde el menú que se le propone, para minimizar los márgenes utilizando una de las plantillas predefinidas de Microsoft Excel.
Alternativamente, presione sobre el texto Configurar página y selecciona la pestaña Márgenes. Ahora solo te queda restablecer todos los valores que encuentres al lado de las palabras Superior, Inferior, Izquierda Y Bienluego confirmando todo presionando el botón DE ACUERDO.
Te advierto que restablecer los valores sigue implicando la configuración automática de un margen mínimo de seguridad, como ya te dije al principio de este capítulo.
Cómo imprimir una hoja de Excel en una sola página
En los siguientes párrafos te mostraré cómo imprimir una hoja de excel en una sola páginaun procedimiento útil para adaptar la tabla, gráfico o cualquier otro tipo de elemento a las dimensiones de la hoja impresa, y así evitar que cualquier parte sobrante se traspase a una página adicional.
Si estás utilizando una PC con sistema operativo ventanas y tienes el software que es parte del paquete microsoft 365después de abrir el archivo que desea imprimir, vaya al menú Diseño de páginaluego localice la sección Configurar página en el siguiente barra de herramientas y haga clic en el símbolo flecha ubicado en la parte inferior derecha del cuadro en cuestión.
En la ventana que se abre, primero configure elorientación de la hoja eligiendo entre las opciones Vertical o Horizontalluego haga clic en la función Adecuado a que se encuentra dentro de la sección Dimensiones. Finalmente, define la número de páginas en longitud y en altura utilizando los indicadores al lado según las características del documento que tienes y presiona el botón Vista previa de impresión para comprobar el resultado.
Si está satisfecho con el resultado, presione el botón Prensacomprueba que el resto de configuraciones son correctas y haz clic en el símbolo impresora ubicado en la parte superior del panel izquierdo para iniciar el proceso de impresión. De lo contrario, presione la voz Configurar página presente allí para volver al cuadro de diálogo visto anteriormente y, si es necesario, intervenir también en las pestañas Márgenes Y Hoja para definir los parámetros relevantes.
En la versión para computadora de Excel Macla función que acabamos de describir se puede recuperar presionando el menú Diseño de impresión y presionando el botón Configurar página presente en la barra de herramientas correspondiente.
Si estás trabajando en el versión en línea de Excel, para acceder a la función en cuestión siempre presione en el menú Diseño de páginaluego haga clic en el botón Configuración de página desde la barra de abajo y localice la herramienta Escalada en el panel que aparece a la derecha; entre las opciones en el menú desplegable a continuación encontrará los elementos Ajustar hoja a una página, Ajustar todas las columnas en una página Y Ajustar todas las líneas en una página.
Por lo tanto, elija el que considere adecuado a sus necesidades, basándose también en las otras configuraciones presentes en el panel antes mencionado: elavance Los cambios realizados se cargarán inmediatamente en la pantalla central y podrá proceder inmediatamente a la impresión utilizando el botón correspondiente ubicado en la parte superior izquierda.
En lo que respecta a laaplicación de Microsoft Excel para dispositivos móviles, finalmente, después de haber cargado el documento a adaptar, presione el símbolo de tres puntos ubicado en la parte superior derecha y presione la función Prensa. En el siguiente paso, seleccione la opción Ajustar toda la hoja en el menú desplegable Escaladaluego define elorientación y el formato tarjeta y presione el botón Prensa.
Finalmente, seleccione el impresoraluego verifique elvista previa de impresión en el área de abajo. Si es necesario, presione la voz. Mas opciones presente en el menú imprimir y, en la sección Escaladaelige entre las opciones llenar la pagina o Ajustar la página.
Cómo imprimir una hoja de Excel ampliada
Si quieres ampliar el contenido de una hoja de trabajo, tendrás que seguir un procedimiento similar al que ya te indiqué en el capítulo anterior.
En la versión de escritorio de Microsoft Excelpresione sobre el texto Configurar página y selecciona la pestaña Página. Una vez hecho esto activa la casilla Establecer en X% del tamaño normalque encontrarás justo debajo del título Dimensiones.
¡Bien! Estamos casi alli. Para ampliar la impresión de la hoja de Excel, indique como valor porcentual cualquier número de su elección mayor que 100: cuanto mayor sea el número, mayor será el aumento. Te aconsejo que experimentes hasta encontrar el valor que se adapte a tus necesidades.
Cómo imprimir una hoja de Excel con cuadrícula
Una tabla representada en una hoja de Excel se puede imprimir con la parrilla, sin necesidad de aplicar formato a las celdas. Lo que tienes que hacer es simplemente actuar desde el panel de impresión.
Para hacer esto desde versión de escritorio de Excelpresione sobre el texto Configurar página y elige la pestaña Hoja. Una vez que llegue a este punto, marque la casilla Parrillaque encuentras en la sección Prensay confirme la operación pulsando el botón DE ACUERDO.
Cómo imprimir una hoja de Excel con comentarios
Si ha adjuntado alguno en la hoja de cálculo comentariospara que te sea más fácil comprender algunos valores en las celdas, al imprimir puedes asegurarte de que estos también estén impresos en la hoja de papel.
Para hacer esto, usando Microsoft Excel en su computadora, haga clic en la entrada Configurar página y selecciona la pestaña Hoja en el panel de impresión. A continuación, seleccione las entradas Al final de la hoja o Como se muestra en la hoja.junto a la voz Comentariospara habilitar la impresión.
Cómo imprimir una hoja de Excel en color
La impresión de un documento en color depende de si la impresora que tienes es a color. Si es así y solo ve impresión en blanco y negro, significa que se han modificado algunas opciones de impresión.
Sobre el versión de escritorio de Excelen el panel de impresión, haga clic en el elemento Configurar página y elige la pestaña Hoja. Así que asegúrese de que el cuadro al lado del texto En blanco y negro no está activo, de lo contrario desactívelo usted mismo.
Alternativamente, debes verificar que alguna otra opción no esté activa en el panel de impresión, ya sea que estés operando desde una PC a través del software de escritorio o la versión en línea, o desde dispositivos móviles. En este sentido te aconsejo que consultes mi guía sobre cómo imprimir en color, en la que te he explicado cómo realizar esta operación, actuando también directamente sobre la configuración de la impresora.
Cómo imprimir una hoja de Excel con fórmulas
Si tu hoja de Excel contiene varias fórmulas y quieres imprimirlas completas, sin mostrar los valores resultantes, lo que debes hacer es prestar atención a lo que te explicaré en las siguientes líneas.
A través de Microsoft Excel para PC/Macdespués de abrir el libro, seleccione la pestaña Fórmulasque encuentras en la barra superior, y pulsa el botón Mostrar fórmulasubicado en la sección Comprobar fórmulas.
Al hacerlo, las fórmulas se mostrarán completas dentro de las celdas correspondientes. Por tanto, lo único que tienes que hacer es imprimir siguiendo los procedimientos que indiqué en el capítulo anterior y listo.
Cómo imprimir una hoja de Excel con fondo
Aunque el versión de escritorio de Microsoft Excel tiene una función para agregar una imagen de fondo, esto no se imprimirá al imprimir.
Para solucionar esto, puedes continuar fácilmente y agregar una imagen a tu encabezado. Para hacer esto, seleccione la pestaña insertar y presione el botón Encabezado y pié de página. De esta forma, verás la hoja de cálculo con las zonas superior e inferior, el encabezado y pie de página respectivamente.
Vaya al área del encabezado y haga clic en rectángulo central. En el cuadro de texto que aparece, en lugar de escribir texto, vaya a la pestaña Diseño en la parte superior y presione el botón Imagen. En este punto, elija una imagen en su PC o desde la web para insertarla en el documento.
Al hacerlo, se agregará una imagen como fondo de la hoja de cálculo. Si desea hacerlo transparente para permitir una fácil lectura de todo el documento, presione el botón Formato de imagenque encuentras en la sección Diseñoy seleccione la pestaña Imagenen la pantalla que aparece.
Ahora, seleccione el elemento Color apagadoen el menú desplegable junto al elemento Coloro cambiar los valores de brillo Y contrastehasta lograr el resultado deseado.
Cómo imprimir una hoja de Excel a PDF
El procedimiento imprimir una hoja de Excel en PDF es similar a lo que ya te expliqué en un capítulo anterior de este tutorial. Simplemente debes seguir al pie de la letra lo que ya te he explicado, pero cuidando de seleccionar la nombrada como impresora. PDF. En caso de que tengas dudas sobre el procedimiento anterior, te recomiendo que leas esta guía mía, en la que explico cómo usar la impresora virtual PDF en PC y en teléfonos inteligentes y tabletas.
Alternativamente, con el versión de escritorio de Microsoft Excel, podrás exportar un documento directamente a PDF, sin realizar ningún procedimiento de impresión. Para hacer esto, haga clic en las entradas. Archivo > Exportar (arriba a la izquierda), seleccione el texto Crear documento PDF/XPS en el menú que se abre y presione el botón Crear PDF/XPS.
En este punto, todo lo que tienes que hacer es elegir la carpeta de destino en el disco local y luego presionar el botón Publicar. Alternativamente, puede pensar en convertir el documento de Excel a PDF utilizando herramientas de terceros, como las que le mostré en mi guía sobre cómo convertir archivos de Excel a PDF.
Cómo imprimir una hoja de Excel como imagen
Una hoja de Excel no se puede convertir directamente en una archivos de imagenya que no existe ninguna funcionalidad nativa que pueda permitir esta operación.
Sin embargo, si tiene la intención de crear un archivo de imagen de su hoja de Excel, puede continuar usando las herramientas de conversión, de las que le hablé en mi guía sobre cómo convertir a JPG o en la guía sobre cómo convertir en línea.
Alternativamente, puede simplemente crear una captura de pantalla del área de trabajo, utilizando las herramientas predeterminadas que se encuentran en PC con Windows y macOS o en teléfonos inteligentes y tabletas con Android e iOS. En este sentido, te recomiendo leer esta guía mía dedicada al tema.
Cómo imprimir una hoja de Excel con filas y columnas
Si deseas averiguarlo cómo imprimir una hoja de excel con filas y columnas usando su PC con Windows o Mac, ¡simplemente continúe leyendo la guía para descubrirlo!
A partir del sistema operativo Microsoft, después de abrir el archivos excel que desea imprimir, presione en el menú Archivo en la parte superior izquierda, seleccione Prensa desde la barra lateral izquierda y haga clic en el elemento Configurar página presente en la parte inferior derecha de la sección Prensa.
En el siguiente paso, haga clic en la pestaña Hojacoloque uno garrapata al cuadro al lado del artículo Encabezados de filas y columnas en la sección Prensa y confirme el cambio pulsando el botón DE ACUERDO. Todo lo que tienes que hacer es continuar con la impresión siguiendo las instrucciones que te he proporcionado en los capítulos anteriores.
En cuanto a Mac, después de abrir la hoja de Excel para imprimir, haga clic en la pestaña Diseño de página y presione el botón Configurar página. A través de la pantalla propuesta, presione la pestaña Hojaagregue un cheque a la opción Encabezados de filas y columnas en la sección Opciones de impresión y confirma el cambio haciendo clic en el botón DE ACUERDO.
Si utiliza Excel en línea, primero abra el navegador, conéctese al sitio web de Microsoft Excel Online y posiblemente inicie sesión en su cuenta de Microsoft ingresando las credenciales requeridas. En el siguiente paso, abra la hoja de trabajo deseada y luego haga clic en el menú Archivo en la parte superior izquierda y seleccione Prensa del menú propuesto.
Después de hacer clic en Imprimir Muestra una vista de impresión.., localiza la sección Opción de formato en la barra lateral derecha y haga clic en el elemento Encabezado de fila y columna para activarlo. Complete la operación de impresión siguiendo los pasos indicados anteriormente.
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