En su oficina o lugar de trabajo está sujeto a una determinada rotación lo cual a menudo requiere mucho tiempo para organizarse adecuadamente. Por tanto, se está pensando en agilizar el procedimiento para que la asignación de tiempos y rotaciones de servicio sea lo más sencilla, rápida y justa posible, quizás utilizando algunos automatismos que un programa tan versátil y práctico como Sobresalir Ciertamente puedo garantizarlo.
De hecho, el popular software de procesamiento de hojas de cálculo de la suite Microsoft 365 también puede utilizarse de forma rentable para esta necesidad específica, gracias sobre todo a la posibilidad de crear hojas de cálculo de todo tipo de forma muy sencilla, y a la presencia de fórmulas y otras funciones. adecuado para el propósito. Si quieres te lo explico. cómo hacer trabajo por turnos con excelmostrándote algunas soluciones fáciles de implementar que te permitirán optimizar y racionalizar la tarea también a través de la versión online del programa o la aplicación para dispositivos Android.
Todo lo que tienes que hacer es dedicar no más de unos minutos de tu precioso tiempo a leer los siguientes capítulos: estoy seguro de que, siguiendo atentamente las instrucciones que te doy, podrás planificar y gestionar turnos con éxito, dibujando interesantes ideas para personalizar la actividad según las necesidades particulares que caracterizan tu ámbito profesional. ¿Cómo se dice? ¿No puedes esperar para empezar? Entonces yo diría ¡vamos directo al grano! ¡Te deseo buena continuación y buen trabajo!
Índice
Cómo organizar turnos de trabajo manualmente con Excel
Para empezar quiero explicarte cómo organizar turnos de trabajo manualmente con Excelpor lo que se prepara un parrilla equipado con fórmulas especiales que puedes adaptar fácilmente a tus necesidades específicas. Evidentemente, se trata de una solución que se presta más a situaciones laborales limitadas o, en cualquier caso, no especialmente elaboradas; en caso contrario, le recomiendo encarecidamente que recurra a programas específicos de turnos de trabajo.
Desde la computadora
Si has adquirido la licencia para utilizar la suite Microsoft 365 (o tienes intención de hacerlo), lo que, como probablemente ya sabes, implica unos costes que van desde 7 euros al mes con prueba gratuita de 30 días, te lo explicaré enseguida como hacer turnos de trabajo con excel utilizando la amplia gama de funciones que tiene el famoso software de procesamiento de hojas de cálculo.
En cualquier caso, las siguientes instrucciones también se pueden replicar fácilmente en la versión en línea de Excel, a la que puede acceder gratis desde el enlace que te acabo de dar con las credenciales de tu cuenta de Microsoft.
Para empezar, después de crear un nuevo libro de trabajo vacío usando la opción apropiada que se muestra en la pantalla inicial, prepare uno esquema ad hoc definiendo primero a en el primer cuadro título capaz de describir el propósito del documento. Formatear el texto escribe como prefieras usando las opciones Personaje presente en la sección correspondiente de barra de herramientas mostrado por el menú Hogary adapta la celda al contenido para que sea claramente visible.
A continuación, identifique una celda inicial para la cuadrícula de turnos, tal vez unas líneas más abajo para que todo esté lo suficientemente ordenado y, por ejemplo, si desea preparar un turno semanalescribe dentro de éltítulo apropiado, luego escriba el día en el siguiente Lunes.
Luego mueva el cursor a la esquina inferior derecha de este último cuadro: cuando asuma el símbolo de un [+] haga clic y, manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón, arrástrelo hacia abajo, para que automáticamente se generen los días restantes de la semana hasta el domingo. Evidentemente, ya en esta etapa puedes estructurar el esquema según tus necesidades, por ejemplo preparando un calendario. semanalmente, quincenal o mensualo quizás insertando al lado, de la misma manera, una columna que contenga los relevantes en tu casa.
Ahora, prepare el encabezado de la siguiente columna con el nombre de la primera ronda que necesitas (por ejemplo el de mañana), y hacer lo mismo con los que están al lado, incluyendo también, cuando sea necesario, uno para i descansar. Si el turno de tu lugar de trabajo requiere la presencia de varias personas durante la misma franja horaria, combina varias celdas dedicadas a la cabecera del turno, de modo que en la fila de abajo haya suficientes casillas capaces de albergar horizontalmente a todo el personal necesario, como en el ejemplo imagen.
Una vez completado el diagrama, si lo desea, aplique bordes seleccionando todo el rango de datos presionando el símbolo parrilla en la sección Personaje del menú Hogar, y eligiendo la opción gráfica que considere más adecuada en el menú desplegable correspondiente. Si es necesario, también puede insertar un leyenda en un cuadro separado a continuación, en el que se explica mejor la naturaleza de los turnos y sus respectivos tiempos, incluidos los posibles descansos.
A continuación, ingrese ellista de personalbien separado del esquema elaborado hasta ahora y, junto a este, preparar otro donde se horas semanales de cada individuo. Luego proceda a asignar turnos escribiendo el nombre del empleado en el cuadro respectivo según las necesidades comerciales y personales.
Ahora, seleccione elrango de datos que incluye turnos de trabajo reales (por lo tanto, empezando por el nombre asociado a la primera ronda, hasta el asociado a la última ronda) y asigna a estos unetiqueta haciendo clic en el campo en la parte superior izquierda (donde se muestran las referencias de la última celda seleccionada), luego escribiendo en él un título identificativo como “Turnos1”.
A continuación, vaya al espacio adyacente al trabajador del primer turnobajo la columna de horas semanalesy escriba la función dentro de él =Contar.SI (también puedes seleccionarlo con un doble clic desde las sugerencias automáticas), luego ingresa aletiqueta relativo al intervalo recién definido (en este caso Turnos1) y, separados por un punto y coma [;]El criterio búsqueda correspondiente a coordenadas (letra y número) en el cuadro de al lado, donde se muestra el nombre del trabajador.
Una vez que se cierra el paréntesis, escriba inmediatamente un asterisco y el número de horas en el que se desarrolla cada turno (por ejemplo 8 si es un turno de otras tantas horas) para garantizar que el multiplicación ocurre automáticamente, luego presione el botón ENVIAR para aplicarlo.
Una vez que hagas esto, quedarás satisfecho. arrastra la caja hacia abajo donde se acaba de introducir la fórmula empezando por la esquina inferior derecha (como se vio anteriormente para los días de la semana), de modo que la función se extiende y adapta también a las celdas subyacentes.
Al hacerlo, el sistema podrá calcular automáticamente el número de horas trabajadas individualmente, actualizándolo automáticamente con cada cambio realizado en el rango de datos de referencia. Por lo tanto, el mismo procedimiento también se puede aplicar a descansary le permitirá verificar visual e intuitivamente los datos para poder rectificarlos adecuadamente, a efectos de una mejor y más equitativa distribución de turnos.
Ahora que estás familiarizado con la función Contar.SI, también puedes aplicarlo a otras secciones de la hoja de turno, por ejemplo para que el sistema calcule automáticamente quién está en descanso. En este sentido, te recomiendo leer mi guía sobre cómo usar fórmulas de Excel para aprender nuevas funciones y aprender a concatenarlos.
Otra operación que puede realizar fácilmente para mejorar la interacción con la hoja de trabajo es transformar el rango de datos de su interés en un mesacomo se explica en el tutorial que te acabo de vincular: de esta manera, también tendrás disponibles menús desplegables gracias a los cuales podrás aplicar filtros.
Desde teléfonos inteligentes y tabletas
Para tomar turnos trabajando en Excel también puedes usar el relativo aplicación para dispositivos móviles, compatible con Android e iOS/iPadOS. Puede descargarlo desde la tienda correspondiente, a través de los enlaces que se acaban de proporcionar, y de manera gratissiempre y cuando la pantalla del dispositivo no exceda 10,1" (de lo contrario tendrás que suscribirte a un plan Microsoft 365).
El procedimiento a seguir es sustancialmente el mismo que el expuesto en el capítulo anterior: de hecho, aunque la versión móvil de Excel tiene un conjunto de herramientas más limitado que la versión de escritorio o en línea, incluye todas las funciones necesarias para este fin. . Sólo necesitas familiarizarte un poco con el tuyo. interfaz para comprender dónde se encuentran los comandos relevantes.
Una vez iniciado, y después de ejecutar elacceso con su cuenta de Microsoft para sincronizar archivos y documentos, toque el símbolo [+] ubicado en la parte superior derecha de la pantalla de inicio, luego toque la opción libro vacio.
A continuación, toque el icono letra a con un lápiz para ingresar al modo de edición y usar las funciones del menú Hogar presente en el panel que se abre en la parte inferior para formato la cuadrícula y el texto como desees, siguiendo las pautas marcadas en el capítulo anterior si fuera necesario.
Puede seleccionar fácilmente el rango necesario de celdas operando el anclas que delimitan las esquinas superior izquierda e inferior derecha del cuadro de inicio, previamente resaltado con un toque. Para escribir dentro de ellos, simplemente toque dos veces la celda e interactúe con el teclado virtual, tocando el al final marca de verificación para confirmar la entrada de texto.
para escribir el fórmulas necesaria, en particular la relativa a Contar.SIen su lugar debes ir al apropiado bar que encuentras en la parte inferior, situado al lado de la entrada fx y precedido por el símbolo [=] que, como seguramente habrás notado, introduce todas las funciones. También en este caso, a medida que escribas, el sistema te proporcionará sugerencias automáticas que podrás seleccionar fácilmente para agilizar las operaciones.
Cómo hacer turnos de trabajo en Excel con plantilla
Otra solución interesante a la que puede recurrir para lograr su objetivo es utilizar un plantilla de excel: es, esencialmente, un archivo creado para fines específicos, que contiene formato, fórmulas, macros y datos de ejemplo que se pueden personalizar de diversas formas, por lo que se puede utilizar como punto de partida.
Si te atraen las premisas y, por tanto, quieres saber más sobre cómo hacer turnos de trabajo en Excel con plantillaprimero intente echar un vistazo a aquellos que software para computadora ofrece directamente en su pantalla de inicio: una vez que se presiona el botón Nuevo en el panel izquierdo, simplemente ejecute un investigación usando el campo apropiado allí, escribiendo palabras clave simples como "turnos de trabajo".
A continuación, haga clic enimagen de vista previa de lo que visualmente te parece más adecuado a tus necesidades y, tras leer la presentación en la nueva ventana que se abre, si te convence, pulsa el botón Crear a continuación para abrirlo en una nueva hoja de cálculo.
Ahora sólo te queda explorar sus funcionalidades, introducir los datos de los trabajadores que necesitas incluir en turnos y adaptarlo a las necesidades de tu negocio. Obviamente, dada la variedad de modelos disponibles, no puedo ser más específico en este momento, pero esencialmente en la mayoría de los casos se hace lo mismo. contar que les he ilustrado en los capítulos anteriores, útil para tener una visión general de las horas trabajadas por cada empleado.
Los patrones también se pueden encontrar en el versión en línea de Excel, de manera muy similar. En lo que respecta a laaplicación para smartphones y tablets, por el momento su interfaz no ofrece modelos adecuados para este tipo de necesidad, pero aún puedes seleccionar uno desde la versión online o desde el programa de PC, guardarlo y sincronizarlo en OneDrive los documentos para tenerlo también disponible en tu dispositivo móvil, claramente usando la misma cuenta de Microsoft.