Admítelo, escanear documentos no es lo que mejor haces en la vida. La mayoría de los textos que procesas con tu escáner o cámara inevitablemente terminan convirtiéndose en imágenes torcidas, borrosas e indescifrables incluso para el mayor experto en jeroglíficos del mundo.
¿Qué tal dejar de lado los documentos ilegibles y escanear textos que finalmente puedan ser utilizados por todos? Lo creas o no, no tienes que cambiar tu “lente”. Todo lo que necesitas (aparte de saber cómo utilizar el escáner y sus funciones al máximo) son algunas aplicaciones que te ayuden con el proceso de digitalización. ¿Cómo dices? ¿No tienes la menor idea de cómo proceder? No te preocupes, estoy aquí y puedo ayudarte.
Si necesita explicaciones detalladas sobre cómo escanear un documentodurante este tutorial encontrarás lo que necesitas. De hecho, en las siguientes líneas explicaré la mejor manera de adquirir documentos digitales a través del ordenador, el teléfono inteligente o la tableta, con la ayuda de algunas aplicaciones «estándar» o, alternativamente, descargables sin costo alguno. ¿Estás listo para empezar? ¡Muy bien! Les deseo buena lectura y buen trabajo.
Índice
- Cómo escanear un documento con una impresora: HP y otros fabricantes
- Cómo escanear un documento a doble cara en la misma hoja
- Cómo escanear un documento con iPhone y Android
- Cómo escanear un documento con tu teléfono: cámara
- Cómo escanear un documento con una impresora o un escáner
- Cómo escanear un documento desde la impresora a la PC
- Operaciones preliminares
- Cómo escanear un documento en una PC con Windows: programas estándar
- Cómo escanear un documento en Mac: programas estándar
- Otras soluciones útiles
Cómo escanear un documento con una impresora: HP y otros fabricantes
propio impresora multifunción ¿Tiene un escáner y le gustaría usarlo para crear copias digitales de sus documentos en papel, pero no tiene forma de conectarlo a su computadora? Si te encuentras en este tipo de situación, es posible que puedas cuadrar el círculo con relativa facilidad.
De hecho, existen muchas impresoras equipadas con una pantalla que, después de una configuración adecuada, permite escanear elementos de papel y archivarlos automáticamente en una memoria USB o en una tarjeta de memoria conectada, sin utilizar dispositivos intermedios como ordenadores, teléfonos inteligentes y tabletas.
Por lo general, basta con conectar el dispositivo de almacenamiento a la propia impresora, encenderla y colocar el documento a escanear en el cristal del escáner, o en el carro de carga; Una vez hecho esto, generalmente deberá seleccionar el función de escáner desde el menú que se muestra en la pantalla de la impresora, o presione el botón físico Escanear/Escanearpresione sobre el elemento adecuado para escanear a USB/escanear a microSD y ajustar la configuración color, resolución Y guardar formato del archivo.
Una vez hecho esto, es suficiente. confirmar la adquisición presionando el botón correspondiente y, una vez completado el escaneo, especifique si agregar una nueva página al documento o salvarlopresionando el botón correspondiente.
Lamentablemente no puedo brindarte información precisa para tu caso específico, ya que cada impresora implementa la función de escaneo de manera diferente; sin embargo, si encuentras alguna dificultad, intenta consultar el manual de usuario del dispositivo que tienes o buscar en Google frases como escanear a USB [marca e modello stampante].
Cómo escanear un documento a doble cara en la misma hoja
Si luego necesita escanear un documento de identidad de doble cara en la misma hoja y para actuar directamente desde la impresora, sepa que algunos dispositivos de la categoría tienen un botón físico específico o uno funcionalidad dedicada en el menú de escaneo, generalmente llamado copia 2 en 1 o Copiar identificación.
En la mayoría de los casos, debe seleccionar el modo de funcionamiento utilizando el botón o función específica, colocar el parte delantera del documento en el cristal del escáner y, después de presionar el botón para iniciar el escaneo del mismo, repita los mismos pasos también para el segundo lado del documento.
Una vez completada esta última fase, la impresora debería expulsar la hoja con ambas partes del documento escaneado impresas en la misma cara. Para obtener más información, lea la guía en la que explico cómo escanear el documento de identidad en la misma página: puede reciclar la información presente en ella para cualquier tipo de documento de identidad y aprender, tras una cuidadosa consulta, cómo obtener el mismo resultado incluso utilizando su ordenador, smartphone o tableta.
Cómo escanear un documento con iPhone y Android
Si necesita escanear sus documentos con su teléfono inteligente o tableta, sepa que puede hacerlo con la ayuda de cámara de su dispositivo, o conectándose directamente al dispositivo de adquisición externo: todo se explica a continuación.
Cómo escanear un documento con tu teléfono: cámara
Si desea escanear un documento usando la cámara Androide y el tuyo es un smartphone equipado con servicios de googlepuedes aprovechar la funcionalidad específica disponible en la aplicación Google Drive; este último viene preinstalado en la gran mayoría de dispositivos homologados por la «Gran G» pero, si no lo tienes, puedes obtenerlo sin coste desde la sección correspondiente de Play Store.
Los documentos escaneados mediante la aplicación Google Drive se guardan en la nube de Google, en formatos PDF o JPG; la aplicación también te permite optimizar automáticamente los archivos escaneados y corregir errores, manchas y otras imperfecciones, con solo un par de toques.
Dicho esto, para comenzar, inicia la aplicación. Google Driveasignar el permisos necesario para su funcionamiento y toca la tarjeta Archivoque se encuentra en la parte inferior derecha; luego presione el botón [+] ubicado en la parte inferior, elija el artículo Escanear desde el menú que se abre y, si es necesario, autorizar acceder a la cámara, respondiendo afirmativamente al mensaje que aparece posteriormente.
Ahora, si desea crear un documento de una sola página, seleccione la pestaña Manual; de lo contrario, si desea adquirir varias páginas de un solo documento, elija la opción Disparo múltiple.
Independientemente de la elección realizada anteriormente, colocar el documento en el cuadro y espere unos momentos a que la aplicación lo analice y lo adquiera; si falla el reconocimiento automático, pulsar el símbolo circulo blancopara realizar una adquisición manual, rastrear i bordes del documento usando los indicadores visibles en la siguiente pantalla y toque el botón Aplicar/Siguientepara completar la adquisición. Si es necesario, presione el botón [+] para escanear una nueva página del documento y repita los mismos pasos anteriores.
Una vez completado el trabajo, toque la vista previa de las distintas páginas que componen el documento y utilice las herramientas de la parte inferior para recortar las adquisiciones, aplicar filtros y limpiarlas de manchas/imperfecciones. Una vez que haya pasado este paso, toque el botón Después de ustedespecifica el nombre asignar al archivo y, después de elegir el posición el’cuenta para archivarlo, presione el botón Carga y eso es todo.
Si lo deseas, también puedes descargar el documento localmente: después de encontrarlo en la aplicación Google Drive, presiona el botón ⁝ correspondiente a él, seleccione el elemento Descargar desde el menú que se abre y sírvete tú mismo gestor de archivos sistema, para elegir la ubicación de descarga. Para más información lee la guía en la que explico cómo descargar archivos con Google Drive.
En iPhone Y iPadpuede comenzar a escanear un documento a través de aplicaciones Notas Y Archivo de Apple, ambos preinstalados «de serie» en iOS y iPadOS. El sistema de adquisición integrado permite digitalizar documentos reconociendo automáticamente las distintas páginas o manualmente.
Para actuar a través de la aplicación Notas de Apple e incluya el escaneo en una nota, abra el software en cuestión, presione el símbolo hoja con bolígrafo ubicado en la parte inferior derecha (para iniciar la creación de una nueva nota), toque el símbolo clip de papel y elige la voz Escanear documentosdesde el menú que se abre.
Si prefiere operar a través de la aplicación Archivopara archivar el documento en un archivo independiente, inicie el administrador en cuestión, toque la pestaña Navegar y primero ve al carpeta dónde desea almacenar el archivo; una vez allí, presione el botón (⋯) que está en la parte superior derecha y elige el elemento Escanear documentosdesde el menú que se abre.
Habiendo hecho esto, autorizar la aplicación que proporcionaste para usar la cámara (si es necesario) e marco la primera página del documento de su interés, hasta su adquisición automática; si esto no sucede, presione sobre el símbolo circulo blancopara proceder con la adquisición manual. Si es necesario, repita los pasos anteriores para otras páginas del documento que planea escanear.
Utilizando los botones que aparecen a continuación podrá activar/desactivar el destelloaplicar dioses filtros a los escaneos realizados y activarlo/desactivarlo disparo automático (botón obturador).
Una vez que haya completado la digitalización de todo el documento, si se refiere modificar una o más páginas, toque la relevante imagen de vista previa colocado en la parte inferior izquierda; Cuando estés listo, toca el botón que representa el marca de verificación situado en la parte superior derecha y, si ha elegido incluir el documento en un Notaguarde este último usando el botón correspondiente.
Si hubiera elegido operar a través de la aplicación Archivoasignar un nombre al documento y presione sobre el símbolo marca de verificación ubicado en la esquina inferior derecha del teclado, para archivar el archivo, en formato PDF, en el directorio elegido previamente.
Además de las soluciones mencionadas anteriormente, sepa que existen varias aplicaciones que pueden capturar documentos directamente con la cámara, como Escaneo genio (Android/iPhone/iPad) o Escaneo rápido (Android/iPhone/iPad), muchas de las cuales están equipadas con funciones de reconocimiento óptico de caracteres e integradas con inteligencia artificial: les hablé de ellas en detalle en mi análisis en profundidad dedicado a las aplicaciones para escanear documentos y en mi guía sobre cómo utilizar la cámara de su teléfono como escáner.
Cómo escanear un documento con una impresora o un escáner
¿Cómo dices? ¿Tiene disponible una impresora o un escáner multifunción conectado a la red y le gustaría usarlo para digitalizar documentos y fotografías directamente en su teléfono? También puedes hacer esto: muy a menudo, los fabricantes de impresoras/escáneres proporcionan al usuario una serie de aplicaciones oficiales que, si se configuran adecuadamente, te permiten utilizar tu smartphone o tableta para digitalizar cualquier elemento de papel que esté disponible en la base del escáner o en el cargador del ADF.
Para que todo funcione correctamente es imprescindible que la impresora y el smartphone/tablet estén conectados al mismo router y que el primero de los dos dispositivos esté encendido y listo para funcionar.
Dicho esto, lo primero que debe hacer es identificar la aplicación más adecuada para su caso y descargarla en el dispositivo: por ejemplo, si necesita entender cómo escanear un documento con una impresora canontienes que confiar en la aplicación Canon IMPRIMIR disponible para Android (también en mercados alternativos a Play Store), iPhone y iPad.
¿Dónde era tu intención averiguarlo? cómo escanear un documento con tu impresora Epsonnecesitas descargar la aplicación en su lugar Panel inteligente Epsontambién disponible para Android, iPhone y iPad; lo mismo ocurre con las impresoras de marca Hermanoque en cambio requieren la presencia de la aplicación Hermano iPrint&Scan (Android/iPhone/iPad).
Como ejemplo, déjame explicarte cómo utilizar la aplicación. caballos de fuerza (anteriormente HP Smart) para Android, iPhone y iPad, dedicado a impresoras y escáneres de marca caballos de fuerza: después de instalar la aplicación e iniciar sesión en una cuenta HP, como expliqué en la guía vinculada anteriormente, elija el impresora para usar en la sección Mis dispositivos (si es necesario), toque el mosaico Escanear y elige el tipo de archivo crear (foto para imágenes, documento para documentos o lote para escaneos de varias páginas), utilizando los elementos disponibles a continuación.
Ahora, colocar el documento en papel en el cristal del escáner o en el módulo ADF y presione el botón Escanearpara adquirirlo. Si es necesario, refine i bordes de la imagen utilizando el cursor que ve en la pantalla y, si ha optado por el escaneo por lotes, proceda a la adquisición de las páginas siguientes; Una vez finalizada esta fase, presioneavance del archivo (abajo a la derecha), para pasar a guardarlo.
Independientemente del método de adquisición que elija, si necesita realizar cambios en una o más páginas, toque la correspondiente avance y utilice los botones disponibles en la parte inferior; cuando hayas terminado, presiona el botón Hecho (si es necesario) y luego toque el botón Compartir/Guardar para elegir el nombreEl tipo de archivoel dimensiones del mismo y el camino de rescateutilizando las siguientes pantallas.
Cómo escanear un documento desde la impresora a la PC
¿Tienes un escáner o una impresora multifunción y te gustaría saber cómo escanear un documento a PDF usando la computadora? Si es así, seguramente encontrará útil la información disponible en los siguientes pasos de este capítulo.
Operaciones preliminares
Para que la adquisición de archivos digitales sea exitosa, el dispositivo de adquisición, ya sea un escáner independiente o una impresora multifunción equipada con un módulo específico, debe estar encendido, funcionando y configurado correctamente en el ordenador.
En la gran mayoría de los casos, es posible instalar impresoras y escáneres modernos sin CD, utilizando exclusivamente Internet: en este sentido, es necesario descargar los controladores de la impresora y/o el paquete de software directamente desde el sitio web del fabricante, ejecutar el archivo obtenido y seguir las instrucciones que aparecen en pantalla, para completar la extracción de los archivos necesarios e iniciar la fase de configuración inicial de la impresora.
Si tiene dificultades para descargar usted mismo los controladores de HP, los controladores de Epson, los controladores de Canon o los controladores de Samsung, consulte los tutoriales disponibles en mi sitio, en los que le he enseñado cómo hacerlo.
Alternativamente, siempre puede confiar en el medio de instalación que se proporcionó con el dispositivo de impresión: simplemente insértelo en la computadora, espere a queinicio automático del instalador (o acceda a él manualmente, a través del Explorador de archivos de Windows o el Finder de macOS) y siga las instrucciones que aparecen en la pantalla.
En algunos sistemas operativos, como macOS, por ejemplo, determinadas impresoras y escáneres se pueden instalar incluso sin utilizar controladores dedicados: basta con conectar la impresora al ordenador mediante un cable o una red y utilizar la función Agregar impresoradisponible en el menú Configuración del sistema > Impresoras de macOS, para garantizar que el sistema operativo descargue los controladores de Internet de forma totalmente independiente.
Si no te apetece actuar de forma independiente y quieres más información sobre el tema, echa un vistazo a los tutoriales en los que explico cómo conectar el escáner al ordenador y cómo instalar el escáner de la impresora, llenos de información útil al respecto.
Cómo escanear un documento en una PC con Windows: programas estándar
Una vez completada la instalación física del dispositivo de captura, es hora de explicar cómo escanear un documento a PDF o en otro formato usando la aplicación Escáneres de Windows.
Generalmente, este último viene preinstalado tanto en Windows 11 como en Windows 10 pero, si no lo tienes, puedes descargarlo sin coste desde Microsoft Store e instalarlo con el procedimiento habitual de Windows. Después de obtener el software en cuestión (si es necesario), ejecútelo y use el menú desplegable Escánerpara seleccionar el dispositivo de captura que desea utilizar.
Una vez hecho esto, indique elorigen desde donde acceder a documentos en papel (p. ej. piso escáner o fuente de alimentación automático), especifica las opciones de adquisición frontal/posterior cuando esté disponible y definir el tipo de archivo digital al que desea convertir los documentos escaneados, seleccionándolo mediante la lista desplegable correspondiente.
Al momento de escribir este artículo, los formatos disponibles son PDF, XPS, OpenXPS, Bitmap, TIFF, PNG y JPEG, sin embargo, es posible que algunos de ellos no estén disponibles para ciertas fuentes de captura.
En cualquier caso, una vez que haya definido la configuración inicial, presione el elemento Mostrar detalles y señala el modo de color y el resolución que se aplicará durante la fase de digitalización; De forma predeterminada, los documentos escaneados se guardan en la carpeta Imágenes sistema, dentro del subdirectorio Escaneospero aún puedes cambiar la carpeta de guardado predeterminada haciendo clic en el cuadro Guardar archivo en.
El juego está prácticamente terminado: haz clic en el botón ahora Avance para ver una captura de vista previa del archivo, defina i bordes de la adquisición utilizando los controles deslizantes disponibles en la pantalla (cuando sea necesario) y, cuando esté satisfecho, presione el botón Digitalizarpara adquirir el archivo y guardarlo en su computadora.
Si está utilizando una edición de Windows anterior a 10, puede consultar Fax y escaneo de Windowsprograma histórico para digitalizar fotografías y documentos, disponible en todas las ediciones de Windows.
Usarlo es muy simple: después de abrir la utilidad directamente desde el menú Comenzarpresione el botón Nueva digitalización ubicado en la parte superior, lo especifica escáner a utilizar entre los configurados en el ordenador y pulsamos en el botón DE ACUERDOsi es necesario.
En este punto, utilice el menú desplegable. Perfil para definir el tipo de documento a adquirir, especificar la fuente de dieta a través del menú desplegable dedicado (p. ej. Piso o Fuente de alimentación) e indica el tipo de archivo en el que guardar el documento tras su adquisición, entre los disponibles.
Si lo deseas, ajusta las barras de ajuste ahora. Brillo Y Contrastepara aumentar/disminuir estos parámetros y definir el resolución del documento resultante, haciendo clic en la casilla correspondiente. Cuando hayas terminado, presiona el botón Avance colocado en la parte inferior, para mostrar una vista previa del documento escaneado; Sin embargo, esta última funcionalidad sólo está disponible si el papel se coloca en el estante del escáner.
Una vez que se hayan completado todos los ajustes necesarios, solo tendrás que hacer clic en el botón Digitalizarpara adquirirlo en el ordenador; Los documentos creados de esta manera se guardarán en la subcarpeta. Documentos digitalizadosresidente en el directorio Documentos de Windows.
Para guardar el documento en una ubicación diferente, haga clic derecho en su nombre visible en la ventana principal de Fax y Escáner de Windows, seleccione el elemento Guardar como… desde el menú contextual que se abre y utilice el siguiente panel para asignar un nombre al archivo y elija el posición donde guardarlo.
Si Windows Fax and Scan no está disponible en Windows 11, es posible que deba instalarlo manualmente: abra el Menú inicio Windows, escribe las palabras características opcionales en el campo de texto correspondiente y haga clic en el primer resultado recibido.
Luego, haga clic en los botones Ver características Y Sípresione sobre el elemento Ver funciones disponiblescoloque la marca de verificación al lado del elemento Fax y escaneo de Windows y presione el botón Agregar.
Lamentablemente, las soluciones mencionadas hasta ahora no admiten la creación de documentos de varias páginas; Para solucionar esto, puede utilizar una de las soluciones alternativas que se describen en uno de los pasos siguientes de esta guía, o fusionar manualmente los archivos en un solo documento, siguiendo las instrucciones disponibles en mis guías sobre cómo fusionar las páginas de un PDF y cómo incluir varios documentos en un solo archivo.
Cómo escanear un documento en Mac: programas estándar
También macos incluye una herramienta estándar que permite digitalizar fotografías y documentos en papel con extrema sencillez: se llama Adquisición de imágenes y se puede abrir directamente desde menú de aplicaciones de macOS, ingresando a la sección Creatividado mediante el icono disponible en el menú Ir > Aplicaciones del Buscador.
Después de abrir la aplicación, si es necesario, seleccione el nombre del escáner a utilizar desde la barra lateral izquierda y espera el primero Digitalización de pruebas se lleva a cabo de forma automática; en caso contrario, haga clic en el botón Mostrar detallespara iniciar la primera adquisición de imágenes.
Ahora, use los menús y opciones en la pantalla para ajustar el Tipo perfil a utilizar (por ejemplo, un banderaen en blanco y negro o en formato de texto), el resolución del documento, el nombre del archivo digitalizado, el formato del mismo (por ejemplo, JPEG o PDF) y el correspondiente guardar carpeta.
Ahora, presta atención al menú dedicado a selección automática: Si lo deseas, puedes configurarlo para el detección de elementos separados o de caja que contiene el mismo; Si prefiere no utilizar ninguna configuración en particular y escanear el documento tal como está, configure el menú mencionado anteriormente en la opción No activo.
En este punto, si lo deseas, trazar los límites del archivo directamente en la vista previa correspondiente y complete la configuración del archivo adquirido, indicando sus intenciones con respecto al uso del sistema OCR para el reconocimiento de caracteres yunión en un solo documento de las imágenes adquiridas. Estas dos últimas opciones no están disponibles para todos los formatos de escaneo.
Para terminar, presione el botón Descripción generalpara ver una vista previa del escaneo. Si estás satisfecho con tu trabajo, pulsa el botón Escanearescanee la primera página del documento y, si es necesario, repita los mismos pasos anteriores para completar el escaneo de las páginas siguientes. Los documentos escaneados se archivarán automáticamente en la carpeta previamente elegida.
Nota: si lo desea, también puede acceder a la utilidad de escáner dedicada desde la aplicación Avanceyendo al menú Archivo > Importar desde [nome scanner] del mismo. Salvo algunos detalles estéticos, la funcionalidad de adquisición funciona de forma idéntica a lo que acabamos de ver.
Otras soluciones útiles
¿Cree que las soluciones que le he hablado hasta ahora son útiles en situaciones de emergencia pero, personalmente, necesitaría un software un poco más avanzado, que le permita obtener digitalizaciones más conformes con los documentos originales en papel, o quizás fusionar varias adquisiciones en un mismo archivo?
Si este es el caso, te será útil saber que existen muchos otros programas en la categoría, capaces de responder a numerosas necesidades que puedan surgir. A continuación enumero algunos de ellos.
- siesta2 (Windows): se trata de un software íntegramente dedicado a la digitalización de documentos, que permite fusionarlos sobre la marcha en archivos de varias páginas, crear perfiles personalizados, aprovechar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y crear archivos PDF con texto editable. Es gratis.
- Prizmo (macOS): es un excelente programa dedicado a la digitalización de fotografías y documentos, dotado de una interfaz de usuario sencilla e intuitiva, funciones para OCR y generación de archivos PDF editables. La edición gratuita del programa, que cuesta a partir de 9,99 euros al mes, está sujeta a algunas limitaciones, incluida la adición de una marca de agua a los documentos creados. Sin embargo, se puede acceder a Prizmo suscribiéndose al servicio. Configurar aplicaciónque te permite acceder a una amplia gama de aplicaciones para Mac (pero también para iPhone/iPad) a cambio de una pequeña tarifa mensual o anual, de la que te hablé en esta guía.
- Software propietario de los fabricantes.: algunos de los nombres más conocidos del sector permiten adquirir fotografías y documentos mediante el uso de programas propietarios, generalmente instalados junto con los controladores de los dispositivos de adquisición. Un ejemplo es sin duda caballos de fuerzautilidad que se suministra con las impresoras y escáneres HP adquiridos recientemente.
Para obtener más información sobre los programas para usar el escáner mencionados anteriormente, consulte la guía temática, disponible en mi sitio web. Por último, si necesitas digitalizar documentos de texto y asegurarte de que los elementos gráficos puedan «traducirse» automáticamente a caracteres digitales, para que puedan manipularse mediante un procesador de textos clásico, necesariamente tendrás que recurrir a programas específicos equipados con la función OCR: encontrarás todo lo explicado en mi tutorial específico sobre el tema.