¿Has recibido un correo electrónico recientemente y no estás muy familiarizado con el correo electrónico? No te preocupes, puedo ayudarte a entender. cómo responder a un correo electrónico recibidoya sea un correo electrónico del trabajo, un correo electrónico de un profesor o una comunicación formal a la que responder siguiendo un estilo determinado.
Hoy en día, el correo electrónico está cada vez más extendido y se utiliza para prácticamente cualquier comunicación, desde necesidades laborales hasta necesidades más personales, pasando por intercambios de mensajes entre amigos y familiares y entre condominios, asociaciones, grupos y mucho más. A diferencia de los PEC, que son similares a las cartas certificadas con acuse de recibo, los correos electrónicos tienen una base de usuarios mucho más amplia, ya que no todas las comunicaciones necesitan estar certificadas y tener pleno valor legal.
Por lo tanto, puede haber numerosos casos en los que reciba un correo electrónico al que deba responder. Ponte cómodo, ahora te explicaré cómo responder escribiendo un correo electrónico adecuado a cada necesidad, obviamente adaptable al contexto y a tus necesidades.
Índice
Cómo responder a un correo electrónico recibido: ejemplos
Empezaré diciéndote que hay algunos elementos muy importantes que debes tener en cuenta. responder a un correo electrónico recibido y que estos elementos son fundamentales independientemente del tipo de mensaje y su contenido. Sin embargo, en los siguientes capítulos le ayudaré a comprender cómo responder específicamente a diferentes tipos de correos electrónicos recibidos, pero ahora centrémonos en las operaciones preliminares.
Los elementos que siempre debes tener disponibles al responder un correo electrónico son, generalmente, los Mensaje original responder y que siempre es una buena práctica adjuntar a la respuesta, elDirección email del destinatarioque en todo caso encontrarás en el mensaje recibido, cualquier direcciones de otros destinatarios tu odias lectores de copiael llamado CC, y cualquier archivos adjuntos que se insertará en respuesta al mensaje recibido.
Estos elementos son muy importantes para poder responder correctamente a un correo electrónico recibido, incluyendo así la información principal y los archivos a adjuntar. Evidentemente, cada mensaje es diferente y no es necesariamente el caso que tengas que responder con archivos adjuntos a cada correo recibido, así como no es necesariamente el caso que tengas que insertar destinatarios adicionales o copias pero es mejor saber primero cuáles. Las partes principales de un mensaje son: responder correo electrónico.
Entre los ejemplos que puedo darte, están responder correos electrónicos con archivos adjuntos, responder correos electrónicos con destinatarios adicionales, por ejemplo si es un proyecto que estás siguiendo con colegas, responder correos electrónicos con otros correos reenviados, etc. Antes de empezar a ver los casos concretos, quiero explicaros las principales diferencias entre los campos de destinatarios y copias.
En cualquier programa de correo electrónico, o en cualquier sitio web que gestione un buzón, encontrarás las palabras Recipiente, CC Y CCn y ahora te explicaré lo que significan.
La redacción Recipientetambién llamado Aes esa parte del mensaje que se debe completar con elDirección email del destinatario dirección principal del mensaje y, en el caso de un correo electrónico de respuesta, es la dirección que se selecciona automáticamente al hacer clic o tocar el icono Respuestasidentificado con un flecha apuntando hacia la izquierda, independientemente del sistema operativo y cliente de correo electrónico que se utilice. De hecho, en casi todos los programas, dispositivos y sistemas operativos, por convención, este tipo de icono se utiliza para indicar la respuesta.
Si hay varios remitentes, puedes enviar la respuesta sólo al destinatario principal, como acabo de describir, o a todos con el doble flecha apuntando hacia la izquierdao el botón clásico Responder a todos. Aquí también, por convención, casi siempre encontrarás este tipo de botón y nomenclatura. El caso es diferente cuando esa es la clave. Adelantecon la flecha apuntando hacia la derecha, que se utiliza para enviar el mensaje a otros contactos sin responder al remitente o remitentes.
Los campos CC Y CCnen cambio, se utilizan para enviar el mensaje en Copiar o en copia ciega a otros destinatarios. El primero, CC, se utiliza en los casos en los que se desea y puede mostrar la dirección de correo electrónico del destinatario o destinatarios en copia a otros destinatarios, mientras que el segundo se utiliza para ocultar al destinatario en copia oculta, es decir, CCn. Dependiendo de tus necesidades, podrás utilizar uno u otro para gestionar mejor tu correo electrónico y responder a los correos recibidos.
Responder a un correo electrónico formal
Al abrir la bandeja de entrada de tu correo electrónico podrás encontrar numerosos tipos de correos electrónicos recibidos, por ejemplo ofertas, promociones, newsletters, mensajes de trabajo, mensajes de amigos y comunicaciones de los servicios que más utilizas. Sin embargo, también puede suceder frecuentemente que reciba correos electrónicos formales responder a. Este tipo de mensajes requieren necesariamente de un determinado estilo de comunicación. Por ejemplo, necesariamente debes utilizar un forma de cortesía y dale un poco Ella o de Tú al destinatario, más aún si se trata de una oficina, un organismo, etc.
Además, sea conciso e intente escribir sólo lo que sea realmente importante para la comunicación, evitando juegos de palabras y oraciones demasiado largas que pueden hacer que la comunicación sea menos efectiva.
Para la introducción, diríjase al destinatario con un Excelente/Excelente, Gent.mo/Gent.ma, Estimado y luego en la conclusión recuerda usar una fórmula similar a Atentamente o Atentamente en función del destinatario. Siempre agrega uno firma Escriba al final del correo electrónico si se trata de comunicaciones importantes y formales, especialmente si necesita que lo contactemos y también agregue sus datos de contacto. Dependiendo de tus necesidades puedes personaliza tu firma y el contenido del email para adaptarlo a lo que necesitas.
Adjunto un ejemplo de respuesta a un correo electrónico formal.
Estimado señor/señora (nombre del destinatario) o Estimado señor/señora (nombre de la institución u oficina),
en respuesta a su correo electrónico anterior, (insertar respuesta).
A la espera de su amable respuesta y, seguro de hacer algo agradable, le envío mis más cordiales saludos.
(Insertar firma)
Para obtener más información sobre correos electrónicos formales, puedes leer mi guía sobre cómo escribir un correo electrónico formal.
Responder a un correo electrónico reenviado
Si recibe un correo electrónico reenviado y en realidad no sabe cómo responderlo, puede seguir dos pasos diferentes.
La primera manera es la de responder sólo a la persona que le envió el correo electrónico reenviado y esta es la solución ideal si no tienes que interactuar directamente con la conversación principal. En este caso, por ejemplo en el mundo laboral, usted podría ser informado de una determinada comunicación y posiblemente responder al remitente, por ejemplo a su jefe, sin que sus mensajes entren en el flujo de la comunicación principal. Puede responder a un correo electrónico reenviado siguiendo el estilo habitual que utiliza para conversar con el remitente.
El caso es diferente si hay que responder a un correo electrónico reenviado, conectándote al flujo que te fue reenviado. Puede suceder que, en lugar de insertarse en una copia CC, reciba un correo electrónico reenviado con toda la conversación en la que no estuvo presente y se le solicite, por ejemplo, su empleador, que responder directamente al destinatario final, por ejemplo un cliente, que leíste en el correo electrónico que te reenviamos.
Sucede, por tanto, que hay que extrapolar la dirección de correo electrónico y el asunto del mensaje del correo electrónico recibido mediante reenvío y iniciar una nueva conversación. En este punto, según tus necesidades y el tipo de comunicación que necesites realizar, podrás copiar y pegar en el nuevo mensaje también partes relevantes del correo electrónico que recibió como reenviado. Sin embargo, recuerda seguir todas las normas en materia de privacidad, normativa vigente y políticas de la empresa.
Te daré un ejemplo sobre la respuesta a un correo electrónico reenviado.
Estimado (nombre del destinatario),
Permítanme presentarme, soy (nombre del remitente) y recibí esta comunicación mediante reenvío de (nombre de la persona que la reenvió). Estoy aquí para dar seguimiento a la conversación anterior como (insertar el resto del mensaje; por ejemplo si estarás a cargo de un proyecto de trabajo, señala que se te ha encomendado esta tarea y que ahora eres el contacto persona para este cliente específico).
A la espera de su amable respuesta, le deseo un buen día.
Atentamente,
(nombre y firma)
Si desea obtener más información sobre el cierre de correos electrónicos, puede leer mi artículo sobre cómo cerrar un correo electrónico.
Responder a un correo electrónico del trabajo
Dependiendo de si se dirige directamente a una persona específica o a una empresa, utilice una presentación adecuada. Por ejemplo, puedes escribir Estimado (nombre de la empresa) o, en el caso de una persona específica, Amable o Gent.mo/Gent.ma (nombre de la persona de contacto). En este punto podrás responder con la información que, en función de la conversación, debes agregar al mensaje. Por ejemplo, información sobre un trabajo, una entrevista, un proyecto, etc.
Si es, específicamente, uno correo electrónico de la entrevistapor favor indique toda la información que la empresa le solicita y Estar disponible para programar la entrevista de trabajo.ya sea en línea o en persona.
Sin embargo, si es uno correo electrónico de rechazo de trabajoRecuerda ser siempre amable y amigable, ya sea que recibas un rechazo o rechaces una propuesta.
Por ejemplo, puedes decir algo parecido, obviamente adaptado al contexto, a este ejemplo que te adjunto.
Estimado (nombre de la empresa),
Gracias por su interés en mi perfil.
Sin embargo, estoy aquí para rechazar amablemente la oferta que recibí porque (inserte el motivo).
Atentamente,
(insertar firma)
Sin embargo, si te escribieron diciéndote que no fuiste elegido para un trabajo, recuerda responder amablemente al rechazo, por ejemplo.
Estimado (nombre de contacto),
Gracias por tus comentarios y por el tiempo que me dedicaste. Tomo nota de tu elección.
Atentamente,
(insertar firma)
Responder a un correo electrónico de un profesor
Digamos que lo necesitas enviar un correo electrónico a un profesor para pedirle información sobre una lección, un examen o acordar un tema para tu tesis de grado. Escribir un correo electrónico a un profesor requiere mucha atención y, sobre todo, un cierto estilo, ya que no es el caso dirigirse a un profesor utilizando el tú o utilizando formas poco elegantes y demasiado directas.
Para responder a un correo electrónico de un profesor, si ya has iniciado una conversación, puedes utilizar el ejemplo que te adjunto, obviamente adaptándolo en función de tus necesidades y del contexto.
Estimado profesor (inserte aquí el nombre de su profesor),
Gracias por tu correo electrónico y por la información que amablemente me brindaste.(Ingresa aquí tu pregunta, tus observaciones, tus comentarios y lo que necesitas escribir)
A la espera de su amable respuesta (si el mensaje requiere respuesta), le agradezco el tiempo que me dedica.
Atentamente,
(Inserta tu nombre)
Si cree que necesita escribir de manera aún más formal, considere agregar una letra mayúscula de cortesía, por ejemplo.
Estimado profesor (inserte aquí el nombre de su profesor),
Gracias por tu correo electrónico y por la información que amablemente me brindaste.
(Ingresa aquí tu pregunta, tus observaciones, tus comentarios y lo que necesitas escribir)
A la espera de su amable respuesta (si el mensaje requiere respuesta), le agradezco el tiempo que me dedica.
Atentamente,
(Inserta tu nombre)
Responder a un correo electrónico de acuse de recibo
Si recibe un correo electrónico para responder asintiendo Reconocimientopor ejemplo para cuestiones importantes relacionadas con el trabajo o el ámbito personal, y no utiliza un PEC que tiene la ventaja de tener ciertas notificaciones de recepción del mensaje, puede responder al correo electrónico recibido indicando que lo has leído correctamente del mensaje y cualquier archivo adjunto. Por ejemplo, si recibes un documento por correo electrónico y necesitas confirmar al remitente que lo has recibido y visto, puedes simplemente responder al correo electrónico, asegurándote de dejar también el archivo adjunto recibido incluido en el mensaje, algo que prácticamente Todos los programas para gestionar el correo electrónico te preguntan automáticamente cuando eliges responder.
Puedes responder con un mensaje similar al ejemplo que te dejo aquí, escribiendo obviamente una introducción acorde con el tono que suele utilizarse con el destinatario. Por ejemplo, puedes utilizar la forma del Gent.mo/Gent.ma o uno menos formal Saludos o incluso un Buen día o Buenas noches o incluso un HOLAsi es un amigo o un contacto cercano con quien hablas habitualmente Tú.
Buenos días (inserte el nombre del destinatario),
Por la presente confirmo que he recibido y leído su mensaje y los documentos adjuntos (si los hay).
Atentamente,
(nombre del remitente)
Obviamente, según sea necesario también puedes agregar otras líneas, proporcionar comentarios más precisos y enriquecer el mensaje con todo lo que considere necesario, por ejemplo comentarios o solicitudes de cambios, etc. Recuerda eso Nunca existe una fórmula preestablecida para responder a un correo electrónico. y que estos ejemplos siempre deben adaptarse al contexto y a su caso concreto. Si desea obtener más información sobre los correos electrónicos de confirmación, puede obtener más información aquí.
Responder a un correo electrónico recibido por error
Finalmente, si tienes Recibí un correo electrónico por error. y estás seguro de que no eres el destinatario, puedes responder amablemente al remitente para notificarle el error y asegurarte de que pueda enviar el mensaje al destinatario real. Obviamente, siempre preste atención a las reglas principales para Seguridad de Internet y no respondas a correos electrónicos que parezcan tuyos sospechoso. De hecho, si cree que ha recibido un correo electrónico no deseado o una posible estafa o correo electrónico no deseado, el principal consejo es no dar seguimiento a la comunicación. En este sentido, te aconsejo que leas mi artículo sobre cómo reconocer un correo electrónico falso.
Sin embargo, puede suceder que reciba un mensaje de correo electrónico completamente legítimo enviado de buena fe con el destinatario equivocado y es en estos casos que te aconsejo que responde amablemente al remitente que cometió el error, siempre que acepte enviar un mensaje a un extraño, quien podrá leer, por ejemplo, su dirección de correo electrónico, su nombre y posiblemente su firma al final del mensaje, si ha configurado uno.
Evidentemente, después de avisarle, por razones de privacidad y corrección, le aconsejo que borrar el mensaje recibido por error. También puedes notificar al remitente que eliminarás este mensaje para no guardar datos y contenidos que no estén destinados a ti y pide hacer lo mismo con tus datos.
Por ejemplo, te daré una idea de cómo responder a un correo electrónico recibido por error.
Gent.mo/Gent.ma (nombre del remitente aquí),
Recibí este mensaje de correo electrónico de su dirección de correo electrónico pero creo que no soy el destinatario real de esta comunicación.
Suponiendo, por tanto, que se trate de un error al rellenar la dirección de correo electrónico, le agradecería que le informara de esta pequeña confusión para que pueda enviar el mensaje en cuestión al destinatario correcto. También le informo que eliminaré inmediatamente este mensaje, su dirección de correo electrónico y cualquier archivo adjunto de mi bandeja de entrada de correo electrónico y le pido que haga lo mismo con mi dirección de correo electrónico de su libreta de direcciones.
Atentamente.