Cómo escribir un correo electrónico a una empresa

Necesita ponerse en contacto con una empresa para una solicitud espontánea, para solicitar una colaboración, para conocer más sobre sus productos o por cualquier otro motivo que requiera un cierto tono formal, situación para la que no tiene experiencia relevante.

Ser demasiado formal, en algunos casos, puede incluso ser contraproducente, mientras que ser demasiado pequeño no es nada nuevo que no ayude a dar una buena impresión. Pero entonces cómo escribir un correo electrónico a una empresa que se pese, sin excesos de un lado ni del otro?

En esta guía pretendo darte las indicaciones para que lo entiendas por tu cuenta y, como beneficio adicional, algunas orientaciones generales sobre cómo redactar un correo electrónico formal de este tipo. Con estos medios tendrás que dar en el blanco, que será mucho más fácil de entender que antes.

Índice

Información preliminar

Si desea escribir una carta a una empresa, primero deberá encontrar los datos de contacto de la empresa y luego comprender si es apropiado enviar una correo electrónico clásico o uno PEC Por ejemplo. Aquí no hay una respuesta absoluta, depende del caso.

Si tienes que hacer alguna comunicación o solicitud genérica, un correo electrónico normal está bien. Un PEC tiene valor legal y su publicación podrá presentarse ante el tribunal como prueba de esa comunicación. Entonces, ¿cuándo usarlo? Por ejemplo, si quisieras ejercer el derecho de desistimiento sobre un bien, solicita una intervención bajo garantíaenvía un correo electrónico a uno administración Públicacancelar un contrato de suministro, documentos de trabajo y cualquier otro tipo de documento para el que necesites pruebas irrefutables de que realmente enviaste ese mensaje. Para más información sobre cómo utilizar el PEC, os dejo mi guía sobre el tema.

Veamos donde ahora encontrar contactos de empresas. Casi todas las empresas del mundo tienen su propia página de contacto en el sitio, más o menos fácil de encontrar según el caso. Las excepciones son algunas empresas que son tan grandes que no pueden manejar el volumen de correos electrónicos que llegarían, o aquellas que ofrecen servicios de asistencia sólo a ciertos clientes, tratando así de dificultar el seguimiento de otros. No son casos demasiado frecuentes, pero si fuera tu caso concreto te sugiero que realices una búsqueda específica sobre cómo contactar con esa empresa.

Dicho esto, para encontrar los datos de contacto del 95% de las empresas basta con entrar en su web y buscar la entrada Contáctenos. Puede estar en el menú en la parte superior o en la letra pequeña en la parte inferior, dependiendo de cuánto les importe que los contacten.

Aquí encontrarás al menos una o más formas de contacto que, si no son las que buscas, igualmente podrás utilizar para conseguir el canal deseado. Por ejemplo, escribirle a la secretaria una solicitud en el contacto de correo electrónico de un gerente de personal o de marketing (para colaboraciones) conducirá a un resultado probablemente positivo.

Alternativamente, en pagina social de esa empresa (Facebook, LinkedIn o quien sea) es probable que encuentres al menos un correo electrónico o número de teléfono. Si ninguna de estas opciones funcionó, te sugiero Google cómo contactar con esta empresa.

En el caso de Direcciones PECpuedes ir al sitio INI PEC, como expliqué en mi tutorial sobre cómo buscar una dirección PEC.

Cómo escribir un correo electrónico formal a una empresa

correo electrónico

Empecemos a entender cómo escribir un correo electrónico formal a una empresa dejando claro que no todas las empresas son iguales. Si escribes a Google para solicitar un empleo, que se enorgullece de ser un entorno joven, creativo y dinámico, enviar una carta que parece haber sido escrita para el Rey de Inglaterra ciertamente no te hará quedar bien, al contrario. ! Podría costarle una exclusión inmediata.

Sin embargo, si se contacta con una empresa más rígida y apegada a formalidades pronunciadas, ser demasiado informal conducirá al mismo resultado. Pero, ¿cómo sabes a quién escribirle qué? Una buena idea es mira como se comunican en su sitio web, redes sociales y cualquier otro canal que utilice.

Esto importa menos si «le deben algo», como una carta de reclamo de garantía. Si están “en deuda” contigo de alguna manera, no digo que puedas escribir lo que quieras, pero en general, la forma será menos importantesiempre y cuando la educación y el exactitud gramaticales siguen siendo pilares de la cuestión.

Sin embargo, si eres tú quien «pide algo», es mejor poner algo arco además de tu correo electrónico. No es necesario, repito, hablar como un rey en su castillo, pero ese extra de formalidad probablemente será bienvenido. Esto se debe a que, por ejemplo, si usted solicitara un trabajo, la empresa querrá contratar a alguien que usa el mismo tono de voz lo cual, en algunos casos, puede resultar sumamente rígido y formal, cosa que les aconsejo respetar si es el caso. Partiendo de estas bases, veamos los pasos a seguir para un email bien elaborado.

  • Borrar objeto — el asunto de un correo electrónico es tu tarjeta de presentación, así que no escribas cosas al azar. Indique con cuidado por qué envió ese correo electrónico, de forma concisa (3/4 palabras como máximo) pero que haga que el destinatario comprenda inmediatamente por qué tendrá que abrir ese correo electrónico.
  • Usa el saludo correcto – un “hola” dará inmediatamente un toque directo al correo electrónico, mientras que un “buenos días” será distante y formal. El término medio es el «hola», que está bien en casi todos los casos en los que no se quiere exagerar ni de un lado ni del otro. Si no sabes exactamente a quién va dirigido el correo electrónico, escribe una frase de ejemplo A la amable atención de la oficina.. Para obtener más detalles sobre cómo iniciar un correo electrónico, puede leer esta guía.
  • Nombre, apellido, introducción — después del saludo, recuerda especificar inmediatamente quién eres y por qué escribes. Introducir la pregunta en las primeras líneas es fundamental para dejar claro por qué la persona está leyendo tu correo electrónico.
  • No te detengas en el cuerpo — nadie, especialmente si no es necesario, querrá sentarse a leer un poema para entender lo que quiere con su correo electrónico. En las empresas, el tiempo es oro (lo quieran o no), además de que es posible que no tengan una razón válida para tener que leerlo todo. Sea conciso y no utilice 8 palabras cuando 4 son suficientes.
  • Contactos finales y saludos. — antes de cerrar es momento de poner enlaces a sitios, números de teléfono y cualquier otro tipo de contacto que desees comunicar. Luego el cierre con saludos del mismo estilo que los utilizados en la inauguración, obviamente. Para obtener más detalles sobre cómo cerrar un correo electrónico, esta guía es para usted.
  • Archivos adjuntos — Es mejor evitar la situación clásica en la que el correo electrónico se va y los archivos adjuntos permanecen en el suelo. No es nada trágico, le pasa a todo el mundo, pero no es la mejor manera de presentarse, así que tal vez póngalos en primer lugar o encuentre una manera de recordar incluirlos.

Cómo escribir un correo electrónico a una empresa: ejemplo

correo electrónico

Lo quiero ahora escribirte un correo electrónico de ejemplo que escribiría a una empresa para un caso genérico, con una empresa cuya formalidad es normal y válida para cualquier caso. Desde aquí, ajustas la toma según la información que solo tú tienes.

Saludos (A la amable atención de la oficina/de [nome e cognome] si no está claro quién lo leerá)

Mi nombre es [tuo nome]

Le escribo con respecto a su artículo sobre “cómo escribir un correo electrónico a una empresa” para solicitar más información.

En tu artículo dices que debería usar un saludo medio formal como «hola» en mis correos electrónicos, pero preferiría usar algo más formal como «Estimado(s)» o «Estimado(s)», ¿crees que esto es ¿Es una mala idea o podría tener sentido?

Como podéis ver en el archivo adjunto, la empresa en cuestión suele ser especialmente rígida y formal, lo que me confunde un poco sobre qué hacer.

Si quieres contactar conmigo, puedes encontrarme en el 000111222 o en el correo electrónico aaa@gmail.com
espero el tuyo

Saludos cordiales/que tengas un buen día

Firma

Cómo escribir un correo electrónico en inglés a una empresa

correo electrónico

Cómo escribir un correo electrónico en inglés a una empresa en caso de que sea extranjero? En esencia, esto no cambia ni un ápice las reglas del juego, excepto quizás por el hecho de que, en el extranjero, tienden a ser menos formales que en Italia, con un tono ligeramente más relajado en promedio.

Dicho esto, si tienes un dominio suficiente del inglés, simplemente toma el ejemplo que te acabo de dar y tradúcelo adaptándolo al contenido de tu correo electrónico. Alternativamente, si no hablas el idioma lo suficientemente bien o no hablas nada, puedes recurrir a un traductor o a plataformas de inteligencia artificial como ChatGPTpero en este caso ten mucho cuidado con lo que envías: los errores en los sistemas automáticos siempre están a la vuelta de la esquina, por lo que te aconsejo que una persona que entienda inglés revise el mensaje antes de enviarlo.

Para darte un ejemplo, el correo electrónico anterior pasaría a ser algo como esto.

Hola, (A quien le interese si no sabes el nombre)
Mi nombre es [tuo nome].

Le escribo para consultar sobre su artículo sobre “cómo escribir un correo electrónico a una empresa” para solicitar más información.
En su artículo, menciona que debería usar un saludo moderadamente formal como «Hola» en mis correos electrónicos, pero preferiría usar algo más formal como «Estimado señor/señora» o «Estimado». [Company Name]”. ¿Crees que es una mala idea o podría tener sentido?

Como puedes ver en el archivo adjunto, la empresa en cuestión suele ser particularmente estricta y formal, lo que me confunde un poco sobre qué hacer.

Si necesita ponerse en contacto conmigo, puede comunicarse conmigo al +000111222 o por correo electrónico a aaa@gmail.com.

Espero escuchar de usted.
Saludos cordiales/Que tengas un buen día.

Para obtener más detalles sobre cómo escribir correos electrónicos en inglés, los remito a mi tutorial dedicado.