Necesitas crear un documento. Sobresalir ¿Muy bien organizado, en el que puedes interactuar con los elementos dentro de las celdas, a través de listas específicas y menús desplegables? Bueno, parece que necesitas la funcionalidad de lista de Excel. ¿De qué se trata? Precisamente lo que comentaba, es decir, una función que permite agrupar determinadas celdas en listas distintas y crear menús desplegables con los elementos y valores presentes en la hoja de cálculo.
Si quieres saber más, tómate cinco minutos de tiempo libre y descúbrelo cómo hacer un menú desplegable en excelsiguiendo las instrucciones que estoy a punto de darte. Te aseguro que esta es una operación muy sencilla de realizar, no es necesario ser un experto en Excel para realizarla.
Apuesto a que no ves la hora de empezar a leer todos los procedimientos a seguir para conseguir tu objetivo, ¿verdad? Así que no perdamos más tiempo y manos a la obra ahora mismo: sólo tienes que ponerte cómodo y prestar atención a todas las operaciones que te describiré. Dicho esto, ¡todo lo que puedo hacer es desearte feliz lectura y buen trabajo!
Índice
- Cómo hacer un menú desplegable en una celda de Excel
- Microsoft Excel (Windows/macOS)
- Excel en línea
- Cómo insertar menú desplegable en Excel con colores
- Cómo hacer un menú desplegable de Excel con enlaces
- Cómo hacer una lista con Excel
- Microsoft Excel (Windows/macOS)
- Excel en línea
- Excel/Oficina (Android/iOS/iPadOS)
- Cómo crear un menú desplegable dinámico en Excel
- Cómo hacer un menú desplegable de Excel de opción múltiple
Cómo hacer un menú desplegable en una celda de Excel
EL Menú desplegable de Excel pueden contener valores definidos directamente por el usuario (por tanto palabras, frases o cifras presentes exclusivamente dentro de los menús) o pueden crearse a partir de valores ya presentes en la hoja de cálculo. Encontrará todos los detalles en los siguientes capítulos.
Microsoft Excel (Windows/macOS)
Empecemos con Microsoft Excel para Windows y macOS. Para crear un menú desplegable utilizando valores definidos directamente por usted, seleccione la celda (o celdas) en la que insertar el menú, acceda a la pestaña Datos de Excel, que encuentras en la parte superior, y haz clic en el botón Validar datos (el que tiene el check verde y la prohibición roja).
En la pantalla que se abre, seleccione el elemento Lista desde el menú Permitir y escriba, en el campo de texto Origentodos los valores que quieras que aparezcan en el menú desplegable, separándolos con un punto y coma (;). Finalmente, haga clic en el botón DE ACUERDO y eso es todo.
En este punto, seleccione una de las celdas en las que insertó su menú desplegable y haga clic en el icono ▼, ubicado al lado. Si has seguido al pie de la letra las operaciones que te indiqué, se te mostrará un cuadro, a través del cual podrás seleccionar uno de los valores que definiste. Conveniente, ¿verdad?
Sin embargo, si su intención es hacer un menú desplegable con Excel utilizando los valores ya presentes en la hoja de cálculo, la operación a realizar es similar a la descrita anteriormente. Primero, seleccione con el mouse las celdas que contienen los valores a insertar en el menú desplegable (los valores deben estar contenidos en la misma columna o en la misma fila y no debe haber separaciones entre ellos), vaya a la pestaña Fórmulas de Excel que encuentras en la parte superior y haz clic en el botón Definir nombre.
En la pantalla que aparece, escriba el nombre que desea asignar al grupo de valores seleccionado, sin ingresar espacios, y luego haga clic en el botón DE ACUERDOpara guardar los cambios.
En este punto, seleccione la celda (o celdas) en la que desea insertar su menú desplegable, vaya a la pestaña Datos de Excel, en la parte superior, y haga clic en el botón Validar datos.
En la nueva pantalla que aparece, seleccione el elemento Listausando el menú Permitiry luego escriba, en el campo Origenel símbolo =seguido de nombre del grupo de datos que creaste anteriormente (por ejemplo, si llamaste al grupo de valores «Grupo» debes escribir =Grupo). En este punto, lo único que tienes que hacer es presionar el botón DE ACUERDOpara confirmar las operaciones que has realizado.
¡Muy bien! ¡Acaba de crear un nuevo menú desplegable a partir de los valores que ya están presentes en la hoja de cálculo! Para verlos, seleccione una de las celdas en las que insertó su menú desplegable y haga clic en el icono ▼ al lado: de esta manera podrá elegir uno de los valores del cuadro que se le mostrará.
Otra cosa importante que debes saber es que los valores del menú desplegable se actualizarán en tiempo real. Esto significa que si cambia uno de los valores de la lista de la hoja de cálculo donde creó el menú desplegable, los cambios también se realizarán automáticamente en el menú.
Excel en línea
Si desea crear un menú desplegable en Excel a través de su versión gratuita en línea, inicie sesión a través de su cuenta de Microsoft y abra la hoja de cálculo en la que necesita trabajar.
Una vez hecho esto, seleccione la celda (o rango) donde desea que el menú desplegable sea visible y haga clic en la pestaña Datos. En este punto, presione el botón Validación de datos y, en la pantalla que aparece, haga clic en el elemento Lista en el menú Permitir.
Ahora, en el campo Origenescribe yo valores el cual debe contener el menú desplegable separándolos con el signo coma. En caso de que desee que el menú muestre datos que ya están presentes en un intervalo del documento, seleccione las celdas de este último. También asegúrese de que la casilla de verificación esté marcada Lista desplegable en la celda.
Si ha configurado correctamente la validación de datos de acuerdo con las instrucciones que le proporcioné en las líneas anteriores, presione el botón Aplicar y luego seleccione la celda en la que creó el menú desplegable: un icono ▼ está disponible al lado de la celda y, al hacer clic en él, puede ver la lista completa.
Cómo insertar menú desplegable en Excel con colores
Crear un menú desplegable en Excel con la celda coloreada según el valor elegido es una operación bastante sencilla, que requiere la combinación de dos características de este software de cálculo: Validación de datos y el Formato condicional.
En cuanto a la creación de la lista, muy bien puedes consultar lo que te he indicado en los capítulos anteriores. Una vez que haya creado su lista, es hora de pasar a utilizar el formato de celda condicional.
Por lo tanto, si actúa a través del software excel para pchaga clic en celda donde está presente la lista y haga clic en los elementos de arriba Inicio > Formato condicional > Nueva regla. Una vez hecho esto, en la pantalla que aparece, seleccione la opción Formatee solo las celdas que contienen y, en los cuadros a continuación, asegúrese de que las opciones estén marcadas Valor Y igual aa través de los respectivos menús desplegables.
Ahora, en el cuadro al lado, escriba exactamente uno de los valores que había establecido para el menú desplegable y luego presione el botón Formato abajo. Por lo tanto, elija si desea aplicar un relleno a la celda (la pestaña Relleno) o si cambiar solo el color de fuente (la pestaña Personaje). En ambos casos, elija el color en el selector correspondiente y presione los botones DE ACUERDO tres veces consecutivas.
En Excel en líneaen su lugar, seleccione la celda donde está presente la lista y haga clic en los elementos en la parte superior Inicio > Formato condicional > Nueva reglapara abrir la barra lateral derecha. En este punto, primero presione el botón Resalte las celdas conluego seleccione las opciones Valor de celda Y igual a en los menús desplegables a continuación y, finalmente, escriba una de las opciones que ingresó anteriormente para la lista del menú desplegable personalizado. Luego elige uno de los estilos a continuación o cree uno personalizado usando el botón + y confirme la operación mediante el botón Hecho.
Cómo hacer un menú desplegable de Excel con enlaces
Si desea crear un menú desplegable vinculado a otro, de modo que el contenido de la segunda lista cambie automáticamente en función de la elección realizada en la primera, puede aprovechar la función INDIRECTO junto con Validación de datos de Excel. Así que sigue los procedimientos que te mostraré en las siguientes líneas para implementar esta solución en Microsoft Excel en tu PC.
Para comenzar, debe diseñar los datos en su hoja de cálculo. En la primera columna ingrese la lista principal (por ejemplo Regiones), mientras que en las columnas siguientes crea las sublistas relevantes (por ejemplo Lombardía). En este punto, debe nombrar los rangos: seleccione las celdas en una lista, haga clic en las entradas Fórmulas > Definir nombre en la parte superior y escriba el nombre de la lista en el cuadro provisto Nombreen el cuadro que se te muestra. Luego presione el botón DE ACUERDO para confirmar. Repita el procedimiento para cada lista de la hoja, asegurándose de tener asociado exactamente el nombre de la opción de la lista principal a la que está vinculada a las sublistas.
Una vez hecho esto, cree el primer menú desplegable en una celda (por ejemplo H3) usando el Validación de datoscomo te expliqué en los capítulos anteriores, eligiendo la lista de categorías principales. Ahora viene el paso más importante: selecciona la celda donde quieres insertar el segundo menú desplegable y llega a las entradas Datos > Validar datos desde el menú de arriba. en la pestaña Ajusteselige la opción Lista desde el menú Permitir y, en el campo Origenescribe la fórmula =INDIRETTO(cella). Evidentemente, en lugar de «celda» tendrás que introducir la referencia de la celda (por ejemplo H3).
De esta forma, Excel leerá el valor seleccionado en la primera celda y mostrará automáticamente la lista asociada. Interesante, ¿verdad?
Cómo hacer una lista con Excel
Ahora veamos cómo crear un menú desplegable para filtrar y organizar los valores presentes dentro de la hoja de cálculo. En los próximos capítulos explicaré cómo hacer esto en el cliente de escritorio de Excel, la versión web y la aplicación para teléfonos inteligentes y tabletas.
Microsoft Excel (Windows/macOS)
Si quieres aprender como hacer una lista en exceltodo lo que tienes que hacer es abrir el documento en el que deseas insertar tus listas, hacer clic en el botón Formatear como tabla contenida en la tarjeta Hogar de Excel, en la parte superior, y elige el estilo que prefieras en el menú que aparece.
En este punto, mantenga presionado el botón izquierdo del mouse, seleccione todas las celdas que desea incluir en su lista y haga clic en el botón DE ACUERDOpara confirmar. Si también resaltó los títulos de las columnas, coloque la marca de verificación al lado del elemento Tabla con encabezados.
¡Eso es todo! Acaba de recibir una lista donde puede organizar los valores de las celdas mediante menús desplegables. De hecho, al hacer clic en los iconos ▼ ubicados en las celdas relacionadas con los encabezados de las columnas, puede organizar los valores en orden alfabéticoaplicar dioses filtros en base a parámetros personalizados, activar o desactivar la visualización de ciertos valores y mucho más.
Si lo deseas, puedes cambiar el estilo de tu tabla seleccionando una de las celdas que forman parte de ella y eligiendo el estilo deseado en el menú. Inicio > Formatear como tabla.
Finalmente, si desea cancelar la creación de la tabla, puede hacer clic en el botón Cancelar de Excel (elicono de flecha que apunta hacia la izquierdaque encuentras justo en la parte superior izquierda, en la barra de título del programa), o puedes seleccionar todas las celdas que forman parte del mismo, ve a la pestaña Diseñoen la parte superior y haga clic en el botón Convertir a rango.
Te advierto que también puedes lograr el mismo resultado usando la función Filtros de Excel: seleccione la celda del encabezado de la columna, llegue a la pestaña Hogar y haga clic en las entradas Ordenar y filtrar > Filtrarpara activar el menú desplegable.
Excel en línea
Si su objetivo es crear una tabla con filtros en Excel en línea Como viste en el capítulo anterior relacionado con el cliente de escritorio de Excel, lo que tienes que hacer es abrir su versión Web, iniciar sesión con tu cuenta de Microsoft y abrir la hoja de cálculo sobre la que necesitas operar.
Una vez hecho esto, resalte todo el rango de celdas que desea incluir en la lista, incluida la celda con el encabezado de la tabla, y primero haga clic en la pestaña Ingresar y luego en el botón Mesa. En el cuadro que ves, pon una marca de verificación en el cuadro. Tabla con encabezados y luego presione el botón DE ACUERDO.
Al hacer clic en el ícono ▼ al lado de la celda con los encabezados, puede ordenar los valores y filtrarlos o mostrar u ocultar su visualización.
En caso de que desee cambiar el estilo de la tabla, como su color, seleccione en cualquier celda de la tabla, haga clic en la pestaña Estructura de la mesa y utilice las funciones disponibles en la barra de herramientas.
Excel/Oficina (Android/iOS/iPadOS)
A través de la aplicación Sobresalir para Android (también disponible en tiendas alternativas) e iOS/iPadOS o la aplicación Oficina para Android (también disponible en tiendas alternativas) e iOS/iPadOS, gratis para todos los dispositivos con pantallas de hasta 10,1″, puedes crear una lista de tus valores.
Para hacer esto, inicie la aplicación. Sobresalir (o Oficina) y abra el documento de hoja de cálculo. Una vez hecho esto, resalte todo el rango de celdas que desea convertir en una tabla y seleccione la pestaña Hogar en la zona inferior en smartphones o en la zona superior en tablets.
Ahora, presione sobre el elemento Formatear como tabla y, en el panel en pantalla, coloque una marca de verificación en la casilla Tabla con encabezados. Usando el ícono ▼ al lado de la celda que contiene el encabezado, puede filtrar los datos o administrar su visualización.
Pulsando en la pestaña Mesasin embargo, puede administrar el rango recién creado, agregando o eliminando filas o columnas. Usando el botón Estilo de tabla puedes cambiar su color.
Cómo crear un menú desplegable dinámico en Excel
Si quieres crear un menú desplegable dinámico en ExcelTe advierto que esta operación no es difícil, pero debes tener paciencia y prestar la máxima atención a los procedimientos que describiré en las siguientes líneas relacionados con el cliente de escritorio de Excel.
En realidad, si ya domina las operaciones que he descrito en los capítulos anteriores, debería poder crear fácilmente este tipo de menú, ya que es la combinación de los dos métodos descritos anteriormente.
Lo primero que debes hacer es resaltar todas las celdas que contienen los valores que deseas insertar en el menú desplegable. Un menú dinámico se crea a partir de los datos que ya están presentes en la hoja de cálculo y, por lo tanto, no puedes definirlos directamente a menos que los insertes en celdas específicas.
Después de resaltar las celdas, llegue a la pestaña Hogaren la parte superior, y haz clic en el botón Formatear como tablaeligiendo un estilo entre los enumerados. Si también seleccionó la etiqueta de la columna, active la casilla de verificación Tabla con encabezados y luego presione DE ACUERDOpara confirmar.
Ahora, resalte las celdas de la tabla recién creada, sin incluir lasetiqueta de columna (se genera automáticamente si aún no estaba presente) y llega a la tarjeta Fórmulas. Una vez hecho esto, presione el botón Definir nombre e indique un nombre para asignar al grupo de valores, escribiéndolo en el campo Nombre. Luego presione DE ACUERDO para confirmar esta operación también.
En este punto, seleccione una o más celdas en las que desea insertar el menú desplegable y acceda a la pestaña Datos. Ahora, presione el botón Validar datos y, en la pantalla que aparece, elija el elemento Lista desde el menú Permitir. Luego escribe el símbolo = seguido por nombre del grupo que usted definió previamente. También en este caso, confirme los cambios realizados utilizando el botón DE ACUERDO.
¡Bien! Si ha seguido atentamente los procedimientos que le he indicado, al hacer clic en una de las celdas que contienen el menú desplegable, encontrará al lado el icono ▼: al interactuar con este último, se le mostrará un cuadro que contiene los valores para seleccionar, que corresponderán a los de la tabla que creó.
La peculiaridad de este menú es que puede agregar valores sin tener que modificar ningún parámetro de configuración. Simplemente acceda a la tabla, vaya a la última fila vacía y agregue un nuevo valor. Al hacerlo, este último también estará disponible en el menú desplegable.
Cómo hacer un menú desplegable de Excel de opción múltiple
De forma predeterminada, Excel no le permite seleccionar varios elementos al mismo tiempo dentro del mismo menú desplegable creado con el Validación de datos. En otras palabras, cuando eliges un nuevo elemento de la lista, el seleccionado previamente se reemplaza automáticamente.
La única solución que puedes poner en práctica es crear un menú desplegable usando la configuración de filtro de una tabla, de la que te hablé específicamente en este capítulo anterior.